Servicios feriales: todo lo que necesitas saber
Contratar un stand llave en mano no significa que no tengas que preocuparte de los servicios de la feria. Algunos proveedores te ayudarán con la contratación, pero en general serás tú quien deba pagarlos y encargarlos. Por eso tiene que haber mucha comunicación entre tu y tu proveedor, ya que los servicios se encargan en función de planes y fechas que inicialmente están fuera de tu control. Normalmente los presupuestos de construcción de stands suelen detallar ¨no se incluyen servicios de ferias” por lo que le será difícil librarse de contratarlos.
Dicho esto, aquí tiene un resumen de los servicios que normalmente contratará en la feria:
Tarifa de participación
La tarifa de participación es el importe que paga por el espacio en la feria. Varía en función del tipo de espacio que contrate. Estas son las tarifas para 2023 en la feria Interlift que se celebra en Alemania. cada feria tiene su propia tarifa pero suelen ser similares en toda Europa.
How much does it cost?
Aquí puedes ver algunas tarifas para el año 2023 en Alemania. Según la inflación los precios pueden variar mucho así que si lees este post en años posteriores… comprueba las nuevas tarifas.
Canon de montaje
En algunos países, como España, hay que pagar una tasa por los derechos de instalación. Esta tasa está incluida en el precio de los stands que ofrece la feria. El precio de la tasa de montaje varía según el recinto ferial. El precio oscila entre 7,00€ y 9,00€ x m2. (2023)
Esta tasa debe pagarse antes del comienzo de la feria, en algunas ferias se paga directamente en la plataforma del expositor y en otras la feria envía el presupuesto junto con otras tasas;
Acometida eléctrica
Normalmente se ofrece una potencia básica junto con la contratación del espacio. En caso de que no necesites un gran consumo tienes que consultar con tu proveedor si necesitas más, que lo más probable es que sean pocos KW en función de tu espacio. Por ejemplo, para un stand de 40m2 IFEMA Madrid suele incluir unos 3kw que no permiten más que unas luces y una nevera. Hay mucha variación en este precio dependiendo de la feria por lo que siempre debes consultar las tarifas oficiales.
¿Cuánto cuesta?
Las tarifas varían según cada feria, pero aquí tienes algunos precios para que te hagas una idea del coste.
Vale, pero ¿cómo calculo la acometida que necesito?
Para calcular la potencia eléctrica necesaria en tu stand tienes que tener en cuenta lo siguiente:
- Consumo eléctrico de los focos del stand
- Consumo eléctrico de la maquinaria que expone, en su caso.
- Consumo eléctrico de los distintos aparatos que habrá en el stand (frigoríficos, TV, etc).
Para que te hagas una idea te dejo un caso de ejemplo que creo que te aclarará el panorama.stand
En este ejemplo de stand de exposición se dan las 3 clases de energía eléctrica mencionadas anteriormente. A continuación explicaré cada una de ellas.
Según la tabla siguiente, en esta cabina se han definido dos cuadros eléctricos (1 y 2) para recibir la alimentación de los siguientes aparatos:
| dispositivo de iluminación | vatios/unidad | unidades | vatios/total |
|---|---|---|---|
| Proyectores led | 150w | 16 | 2.400w |
| focos de riel | 50w | 6 | 300 w |
| Tiras led | 20w/m | 8 | 160w |
| Horno de microondas | 1.500w | 1 | 1500w |
| Freidora | 3.000w | 1 | 3.000w |
| Calentador de alimentos | 1.500w | 1 | 1.500w |
| Frigorífico | 150w | 1 | 150w |
| Nespresso | 1.300w | 1 | 1.300w |
El total de accesorios y luces es de: 10,310 KW. Normalmente hay que dejar al menos 3kw de potencia por si acaso, para un total de 13kw. La potencia mas cercana que ofrece la feria es de 19kw, por lo que este es el cuadro que se ha contratado;Por otro lado está la potencia para el producto del cliente. Estamos hablando de 5 máquinas de café de 1800 vatios cada una, lo que requiere un cuadro de al menos 11kw. Por lo tanto en este stand habrá dos cuadros eléctricos, uno de 19kw y otro de 11kw. Cuando contratamos el cuadro eléctrico en la plataforma online de la feria nos piden que indiquemos la ubicación donde tiene que llegar la energía eléctrica. esto lo hacemos enviando un plano como el que adjuntamos, aquí también aprovechamos para indicar la ubicación del aire comprimido, agua, o cualquier otro servicio que requiera una colocación en el stand.
Hay que tener en cuenta que la potencia del cuadro eléctrico, al haber una nevera y productos que tienen que mantenerse fríos hasta el final de la feria, debe ser de 24hs (de lo contrario no es necesario pedir permanencia nocturna y además sería más económico).Las líneas de puntos del plano corresponden a los conductos de servicio. Por aquí pasan los conductos de electricidad, agua y aire del pabellón. Al llegar al stand, hay que sacar la tubería o cable de servicio del conducto correspondiente, si no se ha dejado fuera. Así es una conexión de agua y electricidad:
Las estructuras suspendidas pueden abastecerse de electricidad desde el techo del pabellón. Aunque es posible tender un cable desde el almacén del stand (y es lo que se hace en la mayoría de los casos), algunas empresas prefieren pagar un suplemento por una instalación más limpia y sin cables colgando.
Suministro de agua
La acometida de agua incluye el desagüe y se instala desde las canalizaciones de servicio indicadas para ello. No todas las canalizaciones de servicio suelen tener tuberías de agua, por lo que es importante preguntar cuál las lleva.Al contratar el agua también es importante contratar la acometida. Esto lo hace la feria y suele realizarse cuando el fregadero o el aparato que requiere agua ya está instalado en la caseta.
Es importante comprobar el tipo de conexión que ofrece la feria para poder adaptar nuestros aparatos en caso de utilizar una conexión diferente. Normalmente se utiliza la conexión de 1/2 pulgada para el suministro de agua y 2”/40mm para la descarga. (por favor, compruébelo siempre)
Normalmente, la feria instala una manguera desde la conexión en la arqueta de servicio hasta el lugar que el cliente haya designado para la conexión a la instalación de su caseta. En el extremo de la manguera siempre se instala una llave de paso;
El cliente es responsable de la red de suministro de agua desde el punto de conexión hasta la instalación permanente del recinto ferial. A menos que el Organizador haya encargado un suministro de agua propio para el stand. Si se requiere un suministro de agua potable o alcantarillado en un lugar en el que dicho suministro no está disponible, deberá consultar con el Servicio Técnico a través del responsable del evento para instalar temporalmente agua potable en ese lugar en ese momento.
Las tuberías de agua y desagüe del pabellón de exposiciones deben conectarse con tubos de 1/2 pulgada para las primeras y de 40 mm para las segundas.
Deben utilizarse los caminos más rápidos para pasar las tuberías de agua y desagüe de las paredes laterales o traseras de los stands por los suelos de los pabellones de exposición.
En las zonas de exposición exteriores, se podrán ofrecer recorridos bajo el suelo/subterráneos. Dentro de los stands, las líneas discurrirán a lo largo de las paredes del stand y por encima del suelo.
¿Cuánto cuesta?
Las tarifas varían según cada feria, pero aquí tienes algunos precios para que te hagas una idea del coste.
Aire comprimido
De la misma forma que la instalación de agua, el aire comprimido va por las canalizaciones de servicio (es importante preguntar qué canalizaciones tienen aire comprimido porque no todas lo tienen) la presión máxima suele ser de unos 8 bares (si se quiere menos presión hay que utilizar un manorreductor).En cuanto a las conexiones, se suele utilizar: ½” para caudales de hasta 1500L/minuto. Para caudales superiores se utiliza ¾” (es importante indicar el caudal al contratar la conexión).
¿Cuánto cuesta?
Las tarifas varían según cada feria, pero aquí tienes algunos precios para que te hagas una idea del coste.
Limpieza
La limpieza de los stands es importante para la imagen de su empresa. Normalmente la feria ofrece un servicio de limpieza que puede incluir varias categorías.Tiene que seleccionar muy bien el tipo de limpieza que contrata para evitar sorpresas.
Algunas cosas a tener en cuenta:
Limpieza preliminar:
- La limpieza preliminar se realiza una vez terminada la cabina y durante el periodo de montaje. En esta fase, se suele retirar el plástico protector de las tarimas o moquetas y se realiza una limpieza a fondo de todas las superficies. Esta limpieza puede correr a cargo de la feria o de un proveedor externo;
- Es necesario avisar cuando el stand está completamente terminado, ya que sólo un movimiento de escaleras en el stand hace que se ensucie de nuevo, ya que los pasillos de la feria están muy sucios.
- Aunque tengas contratada la limpieza diaria el primer día de feria no se suele limpiar por lo que es importante que te asegures mediante fotos o en persona que el stand está perfectamente limpio una vez finalizado el periodo de montaje.
- La suciedad que rodea tu stand puede volver a entrar en él, por lo que te aconsejo que limpies el perímetro de todo el polvo posible antes de limpiarlo.
- No olvide indicar si hay cristales o superficies en su stand que requieran una limpieza más intensiva ya que si ha contratado la limpieza básica ésta no suele estar incluida.
Limpieza diaria:
- Normalmente se realiza más de una limpieza diaria, siendo la primera antes del comienzo de la feria (suele hacerse durante la madrugada) y otra de mantenimiento durante la feria (Suele hacerse entre las 12 y las 18 horas).
¿Cuánto cuesta?
Dependiendo de su caseta, se ofrecen distintos tipos de servicios de limpieza con tarifas diferentes. Estos precios son aproximados y se basan en una sola feria. Aunque los precios suelen ser similares entre ferias, también puede haber grandes variaciones en casos concretos. Por lo tanto, le recomiendo que consulte con la feria antes de hacer números.
Residuos
Desde hace años, no está permitido dejar residuos en las ferias. Todo lo que no se utiliza en el stand debe cargarse de nuevo en el camión para sacarlo del recinto ferial. Esto incluye palés, cajas de cartón o cualquier tipo de residuo. En caso de que optes por contratar un servicio de recogida de residuos, aquí tienes algunos precios de Fira Barcelona para 2023
Rigging
El rigging es un punto crítico en el montaje de una stand. Normalmente las empresas constructoras no incluyen el coste del rigging en su presupuesto, pero sí su gestión. Esto es fundamental ya que implica muchos aspectos técnicos que se articulan con el montaje. Por este motivo, asegúrese de que su proveedor le ayudará en el proceso de contratación.
Algunas cosas a tener en cuenta:
El rigging es probablemente uno de los servicios más complejos de la feria en términos de planificación, contratación y ejecución. Requiere seguir un calendario estricto, ya que implica muchos otros puntos del montaje. En muchos casos requiere la intervención de los ingenieros de la feria para realizar cálculos estáticos y verificaciones técnicas in situ.
Es muy importante tener en cuenta que el proyecto de aparejo que realice su constructor influirá en el coste final, dependiendo de factores como:
- Número de puntos de anclaje necesarios
- Ubicación de estos puntos con respecto a las vigas estructurales del recinto ferial
- Peso de la estructura a soportar (materiales con los que está fabricada)
- Tipo de poleas necesarias para elevar la estructura (manuales o motorizadas).
Normalmente, la feria le pide que indique el día y la hora en que deben estar colocados los puntos de aparejo y la hora en que deben retirarse las cadenas en el caso de los polipastos manuales o la elevación final en el caso de los polipastos motorizados.
How are the required anchor points calculated?
Los puntos de anclaje se calculan en función de la normativa de ferias y del peso de su estructura. La normativa ferial indica las cargas permitidas y esto tiene una gran influencia en el diseño de su stand. Dependiendo del pabellón o de la normativa ferial existe o no la posibilidad de soportar estructuras pesadas con una cantidad lógica de puntos. Este valor va desde la imposibilidad de colgar nada en algunas zonas (como pasillos de feria en muchos casos) hasta colgar estructuras con una restricción de 50kg a 300k por punto.
Proyecto ejemplo
Para ilustrar como se calcula el aparejo os dejo un manual muy útil realizado por Fira Barcelona. Aquí no se incluye la normativa de la feria, ni la situación concreta según el pabellón o ubicación del stand en la misma. Por ello hay que pensar que según cada feria las normativas varían, esto es sólo a título ilustrativo.
¿Cuánto cuesta el rigging de un stand?
El coste como he dicho varía mucho según la feria y el país. Muchos recintos feriales tienen proveedores globales que tienen precios similares en todos los recintos donde prestan el servicio como Fairnet o Neumann & Müller entre otros. El coste del rigging de un stand no sólo incluye el coste de los puntos de anclaje sino también el coste del servicio de instalación y desinstalación. Varía mucho si los aparejos son manuales o motorizados. Es importante que tengas en cuenta la normativa de cada feria porque puede que tu estructura no cumpla los requisitos para instalar poleas manuales y esto haga que el precio de cada una se multiplique por 2. Os dejo un presupuesto de rigging realizado para un stand en Leipzig (2022). En este caso el truss está incluido en el rigging pero también puedes pedir a tu proveedor que te lo instale, los precios suelen ser muy similares.
| Importe | Descripción | Nota | Precio único | Precio total |
|---|---|---|---|---|
| 2 | cable de acero v1, 8mm, altura clientes, vertical | cercha de borde superior: 6.0m | 174,00 € | 348,00 € |
| 2 | polipasto de cadena manuell 0,25t / alquiler periodo feria | 2x polipasto de cadena manual | 84 € | 168 € |
| 1 | plataforma de trabajo SGT15, media jornada | servicio de seguridad polipastos de cadena | 119 € | 119 € |
| 4 | mano de obra /h | 2h rigger, 2h grounder | 57 € | 228 € |
| 1 | plataforma de trabajo SGT15, media jornada | servicio de desmontaje | 119 € | 119 € |
| 3 | mano de obra /h | 1h rigger, 2h grounder | 57 € | 171 € |
| 6 | Soporte de montaje de 4 acordes/m (Prolyte H30V) | 6m truss | 18 € | 108 € |
| 2 | material de rigging(alquiler) 1,2t spanset slinge | 2x steelflex 1m, 2t | 15 € | 30 € |
| 2 | material de rigging(alquiler) grillete, junta tórica, cable de acero de 8 mm | 2x shakle 2t | 9,00 € | 18 € |
Total: 1.309,00 €
Normalmente, las estructuras complejas se clasifican de la siguiente manera:
- Construcciones de más de 5 metros de altura. Deben tener un mínimo de tres planos de apoyo perpendiculares entre sí en toda su altura. Las estructuras complejas son aquellas en las que se producen H>5m.
- Construcciones de más de 4 metros de altura. Las estructuras tipo tótem, las medianeras aisladas, los rótulos en 3d y cualquier otra estructura sin al menos tres planos perpendiculares de apoyo en toda su altura se consideran individuales.
Las estructuras complejas también incluyen entreplantas (siempre) y complejos volúmenes suspendidos.
Si tu stand tiene una construcción compleja, deberá presentar el proyecto y un cálculo estático certificado por un ingeniero colegiado para su aprobación. Ten en cuenta que el cálculo estático puede tener que hacerse en el idioma oficial, dependiendo de dónde se celebre la feria y de las normas que allí se apliquen (alemán, por ejemplo, en Múnich).
Normalmente son necesarios:
- Una explicación y justificación de la conformidad con los requisitos actuales..
- Análisis estructural de estabilidad y resistencia que tiene en cuenta:
– Utilizar la categoría C para sobrecarga de acuerdo con la tabla 3.1 CTE DB SE.
– Hasta una altura de 4 metros, se tendrán en cuenta los vientos interiores de 0,125 kN/m2.
4m de altura, con una velocidad del viento de 0,063
- Una explicación de las cargas que se transmiten al pavimento por debajo de cada apoyo.
- Dibujos con dimensiones en alzado y planta, así como información sobre barandillas y escaleras, también.
- Plan de evacuación y detección de incendios para edificios de más de 100 m2.
- La evaluación de riesgos y las medidas preventivas deben tenerse en cuenta durante el montaje y desmontaje.
Como la feria remite el cálculo a otro ingeniero que debe autorizarlo en el colegio profesional de su región, es crucial entregarlo con meses de antelación.
Al final, si todo es satisfactorio, te envían el permiso. Pero tenga en cuenta que todo el procedimiento tiene unos honorarios considerables, que a menudo se calculan en función del número de horas que el ingeniero ha dedicado a su proyecto. Además, hay que pagar una tasa por la inspección in situ. El precio de una entreplanta en Alemania es el siguiente:
Sprinklers
Los aspersores son el sistema antiincendios que rocía agua sobre el recinto ferial en caso de emergencia. Los cielorasos de los stands en los pabellones equipados con aspersores deben estar normalmente abiertas en n porcentaje para que la protección de los aspersores no se vea comprometida. En la mayoría de las ferias, cuando se cubre menos del 50% de la superficie techada por metro cuadrado, los techos deben considerarse abiertos. Los techos compatibles con los aspersores deben tener un tamaño de malla de al menos 2 x 4 mm o 3 x 3 mm (sin salida de humos). Las lonas sólo deben colgarse en una sola capa y horizontalmente. No es aceptable que las lonas se comben. Se podrá cubrir un espacio contiguo al techo de hasta 30 m2 para un stand sin necesidad de medidas adicionales, siempre que no supere el 50% del tamaño del stand.
Para techos cerrados de más de 30 m2, es necesario un permiso (esto deoende de la feria)
En la mayoría de los casos, los planos deberán presentarse a la Dirección Técnica de Proyectos de Ferias para su aprobación al menos seis semanas antes del inicio del montaje.
Las empresas autorizadas por los organizadores deben construir las instalaciones compensatorias necesarias (boca de incendios mural, sistema de alarma contra incendios, alerta visual/acústica, sistema automatizado de extracción de humos, sistema de rociadores), y este servicio tiene un coste asociado.
Estructuras complejas
Normalmente, las estructuras complejas se clasifican de la siguiente manera:
- Construcciones de más de 5 metros de altura. Deben tener un mínimo de tres planos de apoyo perpendiculares entre sí en toda su altura. Las estructuras complejas son aquellas en las que se producen H>5m.
- Construcciones de más de 4 metros de altura. Las estructuras en forma de tótem, las medianeras aisladas, los corpóreos y cualquier otra estructura sin al menos tres planos perpendiculares de apoyo en toda su altura se consideran individuales.
Las estructuras complejas también pueden incluir entreplantas (siempre) y complejos volúmenes suspendidos.
Si tu stand tiene una construcción compleja, deberás presentar el proyecto y un cálculo estático certificado por un ingeniero colegiado para su aprobación. Ten en cuenta que el cálculo estático puede tener que hacerse en el idioma oficial, dependiendo de dónde se celebre la feria y de las normas que allí se apliquen (alemán, por ejemplo, en Múnich).
Normalmente son necesarios:
- Una explicación y justificación de la conformidad con los requisitos actuales..
- Análisis estructural de estabilidad y resistencia que tiene en cuenta:
– Utilizar la categoría C para sobrecarga de acuerdo con la tabla 3.1 CTE DB SE.
– Hasta una altura de 4 metros, se suelen tener en cuenta los vientos interiores de 0,125 kN/m2.
4m de altura, con una velocidad del viento de 0,063
- Una explicación de las cargas que se transmiten al pavimento por debajo de cada apoyo.
- Dibujos con dimensiones en alzado y planta, así como información sobre barandillas y escaleras también.
- Plan de evacuación y detección de incendios para edificios de más de 100 m2.
- La evaluación de riesgos y las medidas preventivas deben tenerse en cuenta durante el montaje y desmontaje.
Como la feria remite el cálculo a otro ingeniero que debe autorizarlo en el colegio profesional de su región, es crucial entregarlo con meses de antelación.
Al final, si todo es satisfactorio, te envían el permiso. Pero tenga en cuenta que todo el procedimiento tiene unos honorarios considerables, que a menudo se calculan en función del número de horas que el ingeniero ha dedicado a su proyecto. Además, hay que pagar una tasa por la inspección in situ;
¿Cuánto cuesta la inspección de estructuras complejas?
Aquí puede ver algunas de las tarifas de Messe Frankfurt en 2022 para la inspección de estructuras complejas.
Logística
Desde la descarga del camión que transporta el material del stand hasta la entrega de su producto en la feria: los servicios logísticos son un servicio fundamental para su participación en la feria.
Algunas cosas a tener en cuenta:
Generalmente este servicio lo prestan proveedores globales que suelen tener una tarifa uniforme en toda Europa, aunque no hay que fiarse, hay ferias que cobran tarifas abusivas por carga y descarga (hay que mirar muy bien este coste si su proveedor no lo ha incluido de forma clara en el presupuesto de su contrato).
Servicio de carretilla elevadora y grúa para descarga:
Este servicio debe reservarse con antelación, indicando la hora y el tiempo necesario. Hay que especificar el tipo de Carretilla que se necesita (toneladas de carga, altura de los palets, etc.) también hay que especificar si se quiere con o sin conductor. Hay que tener en cuenta que en el caso de solicitarla sin conductor entonces la persona que la lleve deberá tener el carnet correspondiente;
Plataformas de trabajo:
Algunos trabajos dentro del stand requieren el uso de grúas o plataformas tipo Gennie. Normalmente no se requiere ninguna licencia o certificado para utilizarlas sin conductor, aunque en algunos casos será necesario. Consulte con el proveedor.
Almacenamiento en feria
El almacenaje de cajas suele ser necesario para que sus productos puedan ser reembalados cuando finalice la feria. Suele haber un valor mínimo de metros cúbicos (normalmente 2cbm) este servicio se puede solicitar antes o durante el montaje. El precio suele ser por metro cúbico para toda la duración de la feria.
He mencionado los servicios más importantes y fundamentales para tu participación en la feria. Existen otros servicios opcionales de la feria que no se detallan en este post y que iré añadiendo en el futuro. Entre ellos puedo mencionar los siguientes:
- Azafatas (personal de eventos)
- Aire acondicionado
- Servicios florales
- Catering
- Internet
- Seguridad
- Recuperación de led
Si crees que me he dejado algo importante y que puede aportar calidad a este post, no dudes en dejarlo en los comentarios.
¡No te pierdas el próximo capítulo de esta emocionante aventura!
Espero que este post sobre Servicios para stands de ferias le haya resultado útil.
Le recomiendo que lea el siguiente artículo: los conocimientos que contiene pueden ahorrarle muchos problemas en una feria.
Le hablaré sobre: Cómo evitar el peor de los casos
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