El proceso de montaje de un stand de feria y el control de sus tiempos
Si alguna vez has visto a una empresa de construcción de stands dejar un stand sin terminar en una feria no lo olvidas, y ocurre más a menudo de lo que crees. Por eso seguir el proceso es una práctica higiénica que yo no me saltaría teniendo en cuenta la responsabilidad que tienes entre manos.
Sin inmiscuirse en el trabajo de los montadores, puede comprobar estas etapas con el responsable para asegurarse de que no ocurre nada extraño y de que su montaje se realiza correctamente:
A- Instalación de servicios feriales y Rigging
La feria suele hacerlo desde unos días antes hasta el primer día de montaje. Las fechas suelen estar estipuladas en los formularios de la feria. Es importante asegurarse de que el montador ha encontrado todo lo que se le ha pedido, si tiene electricidad, agua, aire comprimido, etc. en el stand.
Cosas que no debes descuidar en esta fase del montaje:
- Comprueba los plazos meses antes de la feria. Si te pasas de los plazos pagarás mucho más por los servicios.
- Asegúrese que la feria dispone de un mapa con la ubicación de los servicios (suele adjuntarse en las plataformas online de servicios a la hora de contratar).
- Asegúrate que la empresa ha pagado los servicios, algunos de ellos no se instalarán si no se pagan antes de la feria.
- Es importante que antes de la llegada del material, o el primer día de montaje, alguien verifique que tanto los puntos de anclaje como la ubicación de los servicios es correcta. También es importante verificar que no falte energía eléctrica, suministro de agua, aire, etc. A veces se hace la instalación pero no se presta el servicio.
b- Llegada del material de montaje, descarga
Una vez que el material llega a la feria, se descarga del camión. La descarga en algunas ferias se hace reservando franjas horarias, en otras es por orden de llegada. Muchas veces la congestión de camiones en el acceso a la feria hace que los camiones entren varias horas más tarde de lo previsto.
En las grandes ferias los camiones pasan primero por un punto de control desde el que salen hacia la feria cuando se les da el visto bueno de que tienen un muelle para descargar. En algunas ferias la descarga sólo la puede hacer la empresa logística oficial de la feria, en otras hay varias. La descarga a veces no está incluida en el presupuesto de los proveedores, así que cuidado, en algunas ferias hay enormes recargos en este concepto por parte de la feria. El material se descarga en los pasillos de la feria y se va utilizando a medida que se va montando el stand. Es importante tener en cuenta que si se traslada el material en el camión normalmente estará desatendido en el pasillo. Por eso hay que tener en cuenta que si quieres asegurarte de que va a estar vigilado tienes que contratar almacenaje, o seguridad en tu stand (vigilante de seguridad).
Cosas que no debes descuidar en esta fase del montaje:
- Dependiendo del recinto ferial y de la feria, la descarga del material se realiza reservando una franja horaria o libremente por orden de llegada de los camiones.
- En muchos casos, el camión se ve obligado a esperar en un punto de control hasta que la feria autoriza el acceso. Es importante señalar que a veces este punto de control puede estar a varios kilómetros de la feria.
- Asegúrate de haber rellenado los formularios de la feria si los hay, incluyendo la matrícula del camión y su remolque, así como el nombre y los datos del conductor. Si no hay formularios, probablemente podrás hacerlo online en la web de la feria.
- El camionero suele tener que dejar una fianza a la entrada del recinto ferial (normalmente entre 100 y 200 euros).
- Asegúrese de que se ha contratado la carretilla elevadora y de que se ha indicado el tiempo de carga y descarga. Normalmente se alquilan con conductor. El precio puede variar mucho según la feria, incluso multiplicarse por 10 en el caso de organizadores abusivos. En Alemania, por ejemplo, la tarifa normal es de 150 euros por hora.
- En algunas ferias no está permitido descargar y transportar el material desde la entrada de la feria hasta el stand por medios propios y por lo tanto hay que pagar algo que se llama ¨handling¨ Esto es muy común en EEUU, y se aplica en algunas ferias de Europa, pero son pocas. El coste del handling viene determinado por el peso, esto es fundamental a la hora de diseñar el stand porque tienes que mirar muy bien el volumen que tienes que transportar y su coste.
C- Tarimas y suelos
Una vez que esté seguro de que todos los cables eléctricos están situados en el lugar correcto y que los servicios también lo están, proceda a instalar el suelo, que generalmente ocultará todos estos servicios. Es muy importante que tengas en cuenta que los puntos de luz deben estar perfectamente colocados porque, una vez colocado el suelo, ya no es posible pasar los cables por el interior del mismo (a menos que tu proveedor utilice un suelo técnico).
Estos puntos de luz son, por ejemplo, los enchufes que se encuentran en un mostrador en la esquina de su stand.
Cosas que no debes descuidar en esta fase del montaje:
- La electricidad, el agua y otros servicios públicos suelen ir por debajo de la tarima. Una vez instalada la tarima, no se puede quitar, por lo que hay que prestar mucha atención al punto exacto en el que hay que taladrar los agujeros para sacarlos de la tarima. esto no es necesario si se instala una tarima técnica, pero no es tan habitual en las gradas artesanales.
- La plataforma suele cubrir las cámaras de servicio que la feria requiere para tener libre acceso, por lo que es importante practicar los accesos en caso necesario.
- Es importante tener en cuenta que si va a haber máquinas grandes en el stand, la instalación de la tarima debe hacerse por partes. Para poder colocar las máquinas sin que la carretilla destroce la tarima con su peso, es habitual dejar una zona sin tarima para que la carretilla pueda entrar hasta el lugar de descarga de la máquina.
- Es importante reforzar la tarima en las zonas donde habrá máquinas pesadas, comprobar sus pesos.
D- Instalación de muros, vigas, tótems/electricidad
En esta parte intervienen varios trabajadores ya que hay que levantar las vigas que van en altura y colocar los elementos más pesados de la caseta. Al mismo tiempo, se instala el cableado que va por dentro o por la parte superior de las paredes y que distribuirá la electricidad por todo el stand. A menudo se utilizan carretillas elevadoras o grúas para colocar y ajustar la carpintería.
- Es muy importante comprobar el buen ajuste entre las piezas de caspintería, porque incluso los pequeños desajustes a menudo no se pueden masillar y se verán después de pintar toda la superficie.
- Cuando el suelo de la feria tiene arquetas, las paredes no caen en un ángulo recto perfecto porque están desplazadas unos milímetros. Esto hace que el ajuste se modifique y haya que compensarlo. En el caso de las paredes, la unión con el suelo acaba dejando un hueco que se suele cubrir con un zócalo.
Things you should not neglect at this stage of the assembly:
- Elimina las desalineaciones de las paredes con respecto al suelo cubriendo el defecto con zócalos.
- Utiliza grúas, gennies y andamios para trabajar con seguridad. Un accidente laboral no es aceptable por un descuido.
- Asegúrate de contar con el personal necesario para soportar el peso de vigas y muros al colocarlos en la obra.
E- Pintura para stands de exposición
Una vez instalada la carpintería, se enluce y se pintan las capas necesarias. Normalmente se hace en 2 capas con pintura plástica de alta cubrición. Es importante que las paredes estén bien lijadas una vez emplastecidas, muchas veces los paneles son reciclados de otros stands y tienen marcas, lo que es muy malo para pegar gráfica posteriormente. Es muy importante asegurarse de que el suelo está protegido con plástico en el caso de suelo melamínico y si es posible doble plástico protector en el caso de moqueta.
Muchas veces la carpintería viene prepintada del taller por lo que sólo es necesario dar una mano de pintura al pintar. También es posible que sólo se aplique una mano porque la pieza de carpintería quedará cubierta por la impresión textil y no es necesario un acabado final de pintura.
Cosas que no debes descuidar en esta fase del montaje:
- El stand debe pintarse un día antes de colocar los gráficos, el tiempo mínimo de secado es de 6 horas.
- Asegúrate de cubrir la tarima con plástico e intenta utilizar doble plástico en caso de que utilices moqueta. Los andamios y las escaleras suelen romper el primer plástico y la pintura puede traspasar la moqueta.
- Llévate pintura de sobra, sobre todo de colores, porque si se te acaba no podrás ir el domingo a la tienda a preparar el color de nuevo.
- Cuando termine de pintar, deje botes de pintura para retoques con todos los colores de la caseta. Los retoques finales se hacen una vez que se han colocado los gráficos y sabemos que no habrá más movimiento en el stand.
F- Rotulación
La rotulación debe aplicarse una vez que la pintura esté seca. Normalmente se dejan al menos 12/24 horas de secado para garantizar que los vinilos autoadhesivos no se despeguen. Si no se respeta este tiempo, lo que sigue puede ser una auténtica película de terror. No querrás ver tu cara cuando descubras que los vinilos de toda la cabina se han despegado unas horas antes de finalizar el montaje ¡y sin posibilidad de reimprimirlos a tiempo!
Se colocan los mostradores que suelen reservarse en los laterales del stand, junto con el mobiliario y las TV, si las hay. Es muy importante asegurarse de que en esta fase el constructor sigue en la feria porque, si hay algún problema, debe hacer ajustes y retoques, que suelen incluir (entre otros)
- Manchas en las paredes (repintado).
- Moqueta pintada porque se ha roto el plástico protector
- Bombillas fundidas
- No hay electricidad en un enchufe
- Los gráficos se despegan
Cosas que no debes descuidar en esta fase del montaje:
- Asegúrate de que el soporte ha estado pintado entre 6 y 12 horas. La humedad ambiental influye mucho en los tiempos de secado y, en algunos casos extraordinarios, 6 horas no son suficientes. Si colocas gráfica autoadhesiva, pueden despegarse fácilmente.
- Comprueba antes de empezar a instalar los gráficos que no te falta ninguno, si te falta tienes que imprimirlo urgentemente y no puedes perder el tiempo.
- Si vas a colocar vinilo autoadhesivo, es importante que lo tengas en cuenta antes de colocar todos los paneles, para comprobar que no te faltan ni te sobran;
- Empieza por el lado que tiene el gráfico más complicado para que si tienes que cortar sea en una parte menos importante.
Intenta que sean dos personas las que peguen el gráfico, siempre es más efectivo.
G- AV (Audiovisuales)
Los audiovisuales son una parte muy importante de los stands de feria. Siempre que se integren en la carpintería del stand, hay que procurar que su instalación no coincida con otra actividad del stand, ya que son delicados y pueden romperse. Hay que procurar que no se manchen de pintura o se dañen al chocar con algún elemento que se esté instalando.
Por este motivo intentamos dejar la instalación de los audiovisuales para el final, incluso después de la gráfica, ya que las escaleras son un enemigo natural de los leds. En caso de instalar grandes videowalls, es necesario prever el tiempo necesario, ya que a menudo es necesario ajustar las piezas y las conexiones, lo que a veces requiere hasta 3 días de trabajo.
Cosas que no debes descuidar en esta fase del montaje:
- Al instalar televisores empotrados en la pared, es importante dejar un hueco para poder manipular el televisor al instalarlo, si no tiene acceso por detrás o por el lateral. Luego puedes cerrar el hueco con tapas decorativas.
- es muy importante tener en cuenta que si es necesario poner un USB en la parte trasera de la tv, tiene que poder ser accedido.
H- Retirada de plásticos / Limpieza de obra
Una vez que todo está perfecto, el personal de limpieza contratado (puede ser el propio proveedor) retira el plástico con un cúter y limpia el soporte, los cristales y el polvo para dejarlo listo para la entrega. Al retirar el plástico pueden aparecer errores, por lo que el carpintero debe tener a mano los colores de pintura para los retoques.
Normalmente, la limpieza de los stands puede contratarse interna o externamente a la feria. El coste de la limpieza de la feria siempre es mayor, pero garantiza que el personal no tendrá problemas para acceder al stand. Existe una diferencia entre la limpieza de obra y la limpieza diaria, ya que la limpieza de obra requiere mucho más trabajo y la limpieza diaria es un mantenimiento.
En caso de contratar limpieza diaria externa hay que asegurarse de que el personal dispone de los pases de expositor necesarios para acceder al stand ya que los pases de montaje dejan de ser útiles durante la feria. También hay que tener en cuenta que cuando se realiza la limpieza cualquier persona que entre en el stand lo volverá a ensuciar, por lo que se intenta mantener el stand sin actividad hasta el día siguiente o precintado para que nadie pueda pasar. Otra opción es colocar plásticos en el suelo para poder transitar por los pasillos creados al efecto y realizar alguna tarea en el stand (por ejemplo: colocación de productos).
Cosas que no debes descuidar en esta fase del montaje:
- Hay que solicitar la limpieza una vez terminado el trabajo en el stand, de lo contrario se ensuciará de nuevo, esto incluye los gráficos y la colocación de su producto.
las personas que limpien deben disponer del material necesario, aspirador, fregona y limpiador de superficies así como cúteres para que todos los que lo hagan puedan retirar el plástico protector. - Intenta asegurarte que le dan un repaso nocturno una vez terminada la limpieza. Muchas veces, al limpiar los pasillos, la feria vuelve a ensuciar los stands de todo el perímetro.
- Si tienes moqueta no dudes en contratar una limpieza diaria, dependiendo del color puede estar muy sucia para el día siguiente de la feria. Los colores oscuros son los que más se ensucian.
Cada stand ferial es diferente y seguro que hay muchas dinámicas que no he mencionado, pero esto es un resumen de las cosas más comunes que te vas a encontrar a la hora de hacer una caseta. Si encuentras algo que me falte me encantaría que lo dejaras en los comentarios 😊.
¡No te pierdas el próximo capítulo de esta emocionante aventura!
Espero que este post sobre el proceso de montaje te resulte útil. En el próximo post hablaré de uno de los elementos más importantes en una cabina: La iluminación.
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