Servizi equi: tutto quello che c'è da sapere
Affittare uno stand chiavi in mano non significa non doversi preoccupare dei servizi della fiera. Alcuni fornitori ti aiuteranno con la contrattazione, ma in generale sarai tu a dover pagare e ordinarli. Ecco perché deve esserci molta comunicazione tra te e il tuo fornitore, poiché i servizi vengono ordinati in base a piani e date che inizialmente sono fuori dal tuo controllo. Normalmente i preventivi per la realizzazione degli stand sono solitamente dettagliati "i servizi espositivi non sono compresi" quindi sarà difficile per te liberarti di assumerli.
Detto questo, ecco un riepilogo dei servizi che in genere assumerai durante lo spettacolo:
quota di partecipazione
La quota di partecipazione è l'importo che paghi per lo spazio in fiera. Varia a seconda del tipo di spazio che assumi. Queste sono le tariffe per il 2023 alla fiera Interlift tenutasi in Germania. ogni fiera ha la sua tariffa ma di solito sono simili in tutta Europa.
Quanto costa?
Qui puoi vedere alcune tariffe per l'anno 2023 in Germania. A seconda dell'inflazione, i prezzi possono variare molto, quindi se leggerai questo post negli anni successivi... controlla le nuove tariffe.
tassa di montaggio
In alcuni paesi, come la Spagna, è necessario pagare una tassa per i diritti di installazione. Tale quota è compresa nel prezzo degli stand offerti dalla fiera. Il prezzo della quota di assemblea varia a seconda del quartiere fieristico. Il prezzo oscilla tra € 7,00 e € 9,00 x m2. (2023)
Tale quota deve essere versata prima dell'inizio della fiera, in alcune fiere viene pagata direttamente sulla piattaforma dell'espositore e in altre la fiera invia il preventivo insieme ad altre quote;
connessione elettrica
Normalmente viene offerto un potere di base insieme alla contrazione dello spazio. Se non hai bisogno di un grande consumo, devi verificare con il tuo provider se hai bisogno di più, che molto probabilmente sarà di pochi KW a seconda del tuo spazio. Ad esempio, per uno stand di 40 m2, IFEMA Madrid di solito include circa 3kw che consentono solo alcune luci e un frigorifero. C'è molta variazione in questo prezzo a seconda della fiera, quindi dovresti sempre controllare le tariffe ufficiali.
Quanto costa?
Le tariffe variano a seconda di ogni fiera, ma ecco alcuni prezzi per darvi un'idea del costo.
Ok, ma come faccio a calcolare la corsa di cui ho bisogno?
Per calcolare la potenza elettrica necessaria nel tuo stand devi tenere conto di quanto segue:
- Consumo energetico delle luci dello stand
- Consumo elettrico del macchinario esposto, se applicabile.
- Consumo elettrico dei diversi dispositivi che saranno presenti nello stand (frigoriferi, TV, ecc.).
Per darti un'idea ti lascio con un esempio che penso possa chiarirti la situazione.stand
In questo esempio di stand fieristico sono riportate le 3 classi di energia elettrica sopra citate. Spiegherò ciascuno di essi di seguito.
Secondo la seguente tabella, in questa cabina sono stati definiti due quadri elettrici (1 e 2) per ricevere l'alimentazione dai seguenti dispositivi:
| dispositivo di illuminazione | watt/unità | unità | watt/pieno |
|---|---|---|---|
| proiettori led | 150w | 16 | 2.400w |
| tracciare i riflettori | 50w | 6 | 300w |
| Strisce LED | 20w/m | 8 | 160w |
| Microonde | 1500w | 1 | 1500w |
| friggitrice | 3.000w | 1 | 3.000w |
| scaldavivande | 1500w | 1 | 1500w |
| Frigo | 150w | 1 | 150w |
| nespresso | 1.300w | 1 | 1.300w |
Il totale di accessori e luci è: 10.310 KW. Normalmente bisogna lasciare almeno 3kw di potenza per ogni evenienza, per un totale di 13kw. La potenza più vicina offerta dalla fiera è 19kw, quindi questa è la scatola che è stata contrattata, dall'altra c'è la potenza per il prodotto del cliente. Parliamo di 5 macchine da caffè da 1800 watt ciascuna, che richiedono una scatola da almeno 11kw. In questo stand saranno quindi presenti due quadri elettrici, uno da 19kw e l'altro da 11kw. Quando contrattiamo il quadro elettrico sulla piattaforma online della fiera, ci chiedono di indicare il luogo dove deve arrivare l'energia elettrica. Lo facciamo inviando una planimetria come quella che alleghiamo, qui cogliamo anche l'occasione per indicare la posizione dell'aria compressa, dell'acqua o di qualsiasi altro servizio che richieda la collocazione presso lo stand.
Si tenga conto che la potenza del quadro elettrico, essendoci il frigorifero e i prodotti che devono essere mantenuti freddi fino alla fine della fiera, deve essere di 24 ore (altrimenti non è necessario richiedere il pernottamento e si sarebbe anche più economico).. Le linee tratteggiate in pianta corrispondono ai condotti di servizio. Qui passano le condutture dell'elettricità, dell'acqua e dell'aria del padiglione. All'arrivo allo stand, il tubo o il cavo di servizio deve essere rimosso dalla relativa canalina, se non è stato tralasciato. Questo è un collegamento idrico ed elettrico:
Le strutture sospese possono essere alimentate con elettricità dal tetto del padiglione. Sebbene sia possibile far passare un cavo dal magazzino dello stand (e questo è ciò che viene fatto nella maggior parte dei casi), alcune aziende preferiscono pagare un extra per un'installazione più pulita senza cavi penzolanti.
Fornitura d'acqua
L'allacciamento idrico comprende lo scarico ed è installato dalle tubazioni di servizio previste per esso. Non tutti i tubi di servizio di solito hanno tubi dell'acqua, quindi è importante chiedere quale li porta.Quando si contratta l'acqua è importante anche contrarre l'allacciamento. Questo viene fatto dalla fiera e di solito viene fatto quando il lavello o l'elettrodomestico che richiede acqua è già installato nello stand.
È importante verificare il tipo di connessione offerto dalla fiera per adattare i nostri dispositivi in caso di utilizzo di una connessione diversa. Normalmente l'attacco da 1/2 pollice viene utilizzato per l'alimentazione idrica e da 2”/40mm per lo scarico. (si prega di controllarlo sempre)
Normalmente, la fiera installa un tubo flessibile dal collegamento nel box di servizio al luogo che il cliente ha designato per il collegamento all'installazione del suo stand. Un rubinetto è sempre installato all'estremità del tubo;
Il cliente è responsabile della rete idrica dal punto di allacciamento fino all'installazione permanente del quartiere fieristico. A meno che l'Organizzatore non abbia provveduto a provvedere autonomamente all'approvvigionamento idrico dello stand. Se è necessaria una fornitura di acqua potabile o fognatura in un luogo in cui tale fornitura non è disponibile, è necessario consultare il Servizio Tecnico tramite il responsabile dell'evento per installare temporaneamente acqua potabile in quel luogo in quel momento.
Le tubazioni idriche e di scarico della sala espositiva devono essere collegate con tubi da 1/2 pollice per la prima e da 40 mm per la seconda.
I percorsi più veloci dovranno essere utilizzati per il passaggio delle tubazioni idriche e di scarico dalle pareti laterali o posteriori degli stand attraverso i pavimenti dei padiglioni espositivi.
Nelle aree espositive all'aperto, possono essere offerti tour sotterranei/sotterranei. All'interno degli stand le linee correranno lungo le pareti dello stand e fuori terra.
Quanto costa?
Le tariffe variano a seconda di ogni fiera, ma ecco alcuni prezzi per darvi un'idea del costo.
Aria compressa
Analogamente all'impianto idrico, l'aria compressa passa attraverso i tubi di servizio (è importante chiedere quali tubi hanno l'aria compressa perché non tutti ce l'hanno) la pressione massima è di solito intorno agli 8 bar (se si vuole meno pressione lì è l'utilizzo di un riduttore di pressione).Per quanto riguarda gli attacchi, si usa solitamente: ½” per portate fino a 1500L/minuto. Per portate superiori si usa ¾” (è importante indicare la portata quando si contratta la connessione).
Quanto costa?
Le tariffe variano a seconda di ogni fiera, ma ecco alcuni prezzi per darvi un'idea del costo.
Pulizia
La pulizia degli stand è importante per l'immagine della vostra azienda. Normalmente la fiera offre un servizio di pulizia che può includere diverse categorie, è necessario selezionare attentamente il tipo di pulizia a cui affidarsi per evitare sorprese.
Alcune cose da tenere a mente:
Pulizia preliminare:
- La pulizia preliminare viene effettuata a cabina ultimata e durante il periodo di montaggio. In questa fase solitamente viene rimossa la plastica protettiva dal pavimento o dai tappeti e viene effettuata un'accurata pulizia di tutte le superfici. Questa pulizia può essere effettuata dalla fiera o da un fornitore esterno;
- E' necessario avvisare quando lo stand è completamente finito, in quanto solo un movimento di scale nello stand lo sporca nuovamente, essendo i corridoi della fiera molto sporchi.
- Anche se hai assunto la pulizia giornaliera il primo giorno della fiera, di solito non viene pulita, quindi è importante che ti assicuri tramite foto o di persona che lo stand sia perfettamente pulito una volta terminato il periodo di montaggio.
- Lo sporco attorno al tuo supporto può rientrarvi, quindi ti consiglio di pulire il perimetro da quanta più polvere possibile prima di pulirlo.
- Non dimenticare di indicare se ci sono finestre o superfici nel tuo stand che richiedono una pulizia più intensa, poiché se hai appaltato la pulizia di base, questa di solito non è inclusa.
Pulizia giornaliera:
- Normalmente viene effettuata più di una pulizia giornaliera, la prima prima dell'inizio della fiera (solitamente all'alba) e un'altra per la manutenzione durante la fiera (solitamente tra le 12:00 e le 18:00).
Quanto costa?
A seconda del tuo stand, vengono offerti diversi tipi di servizi di pulizia a tariffe diverse. Questi prezzi sono indicativi e basati su un'unica fiera. Sebbene i prezzi siano generalmente simili tra le fiere, potrebbero esserci anche grandi variazioni in casi specifici. Pertanto, ti consiglio di verificare con la fiera prima di fare i numeri.
Sciupare
Da anni non è consentito lasciare rifiuti alle fiere. Quanto non utilizzato allo stand dovrà essere caricato nuovamente sul camion per l'allontanamento dal quartiere fieristico. Ciò include pallet, scatole di cartone o qualsiasi tipo di rifiuto. Se scegli di assumere un servizio di raccolta rifiuti, ecco alcuni prezzi di Fira Barcelona per il 2023
Sartiame
Il rigging è un punto critico nel montaggio di uno stand. Normalmente le imprese di costruzione non includono nel loro budget il costo del rigging, ma la loro gestione lo fa. Questo è fondamentale poiché implica molti aspetti tecnici che si articolano con l'assemblaggio. Per questo motivo, assicurati che il tuo fornitore ti aiuti durante il processo di reclutamento.
Alcune cose da tenere a mente:
Il rigging è probabilmente uno dei servizi più complessi in fiera in termini di pianificazione, appalto ed esecuzione. Richiede di seguire un programma rigoroso, poiché coinvolge molti altri punti dell'assemblea. In molti casi richiede l'intervento dei tecnici della fiera per effettuare calcoli statici e verifiche tecniche in situ.
È molto importante tenere presente che il progetto di rigging realizzato dal vostro costruttore influirà sul costo finale, a seconda di fattori quali:
- Numero di punti di ancoraggio richiesti
- Posizione di questi punti rispetto alle travi strutturali del quartiere fieristico
- Peso della struttura da sostenere (materiali con cui è realizzata)
- Tipo di carrucole necessarie per sollevare la struttura (manuali o motorizzate).
In genere, lo spettacolo ti chiede di fornire il giorno e l'ora in cui i punti di rigging dovrebbero essere posizionati e l'ora in cui le catene dovrebbero essere rimosse per i paranchi manuali o il sollevamento finale per i paranchi motorizzati.
Come vengono calcolati i punti di ancoraggio richiesti?
I punti di ancoraggio sono calcolati in base alle normative eque e al peso della vostra struttura. Il regolamento fieristico indica i carichi consentiti e questo ha una grande influenza sul design del tuo stand. A seconda del padiglione o del regolamento fieristico, c'è o meno la possibilità di sostenere strutture pesanti con un numero logico di punti. Questo valore va dall'impossibilità di appendere qualsiasi cosa in alcune aree (come i padiglioni fieristici in molti casi) alle strutture sospese con un limite di 50 kg a 300k per punto.
Esempio di progetto
Per illustrare come viene calcolato il rig vi lascio un utilissimo manuale Realizzato da Fira Barcellona. Ciò non include il regolamento della fiera, né la situazione specifica in base al padiglione o all'ubicazione dello stand in esso. Per questo bisogna pensare che a seconda di ogni fiera i regolamenti variano, questo solo a scopo illustrativo.
Quanto costa l'allestimento di uno stand?
Il costo, come ho detto, varia molto a seconda della fiera e del paese. Molte fiere hanno fornitori globali che hanno prezzi simili in tutte le fiere in cui forniscono il servizio, come Fairnet o Neumann & Müller tra gli altri. Il costo di allestimento di uno stand comprende non solo il costo dei punti di ancoraggio ma anche il costo del servizio di installazione e disinstallazione. Varia molto se gli impianti sono manuali o motorizzati. È importante che tu tenga conto del regolamento di ogni fiera perché la tua struttura potrebbe non soddisfare i requisiti per installare le carrucole manuali e questo fa sì che il prezzo di ognuna venga moltiplicato per 2. Ti lascio un budget di allestimento realizzato per uno stand in Lipsia (2022). In questo caso il traliccio è compreso nel sartiame ma puoi anche chiedere al tuo fornitore di installarlo per te, i prezzi sono solitamente molto simili.
| Quantità | Descrizione | Nota | Unico prezzo | Prezzo totale |
|---|---|---|---|---|
| 2 | cavo in acciaio v1, 8mm, altezza cliente, verticale | capriata del bordo superiore: 6,0 m | 174,00 € | 348,00 € |
| 2 | 0.25t paranco manuale a catena / noleggio periodo fieristico | 2 paranchi manuali a catena | 84 € | 168 € |
| 1 | piattaforma di lavoro SGT15, part-time | servizio sicurezza paranchi a catena | 119 € | 119 € |
| 4 | manodopera /h | 2h rigger, 2h grounder | 57 € | 228 € |
| 1 | piattaforma di lavoro SGT15, part-time | servizio di smontaggio | 119 € | 119 € |
| 3 | manodopera /h | 1h rigger, 2h grounder | 57 € | 171 € |
| 6 | Staffa di montaggio 4 corde/m (Prolyte H30V) | traliccio di 6 m | 18 € | 108 € |
| 2 | attrezzatura per il rigging (noleggio) 1.2t spanset imbracatura | 2x steelflex 1m, 2t | 15 € | 30 € |
| 2 | materiale di rigging (noleggio) grillo, o-ring, cavo in acciaio da 8 mm | 2x scuotere 2t | 9,00 € | 18 € |
Totale: € 1.309,00
Tipicamente, le strutture complesse sono classificate come segue:
- Costruzioni alte oltre 5 metri. Devono avere un minimo di tre piani di appoggio perpendicolari tra loro per tutta la loro altezza. Le strutture complesse sono quelle in cui si verifica H>5m.
- Costruzioni alte oltre 4 metri. Sono considerate singole le strutture tipo totem, i muri isolati per feste, i segni 3D e qualsiasi altra struttura priva di almeno tre piani di appoggio perpendicolari lungo tutta la sua altezza.
Le strutture complesse comprendono anche soppalchi (sempre) e complessi volumi sospesi.
Se il tuo stand ha una costruzione complessa, devi sottoporre per approvazione il progetto e un calcolo statico certificato da un ingegnere abilitato. Tieni presente che il calcolo statico potrebbe dover essere eseguito nella lingua ufficiale, a seconda di dove si tiene la fiera e delle regole che vi si applicano (tedesco, ad esempio, a Monaco).
Normalmente sono necessari:
- Una spiegazione e giustificazione della conformità ai requisiti attuali..
- Analisi strutturale di stabilità e resistenza che tiene conto di:
– Utilizzare la categoria C per il sovraccarico secondo la tabella 3.1 CTE DB SE.
– Fino ad un'altezza di 4 metri, saranno presi in considerazione venti interni di 0,125 kN/m2.
4 m di altezza, con una velocità del vento di 0,063
- Una spiegazione dei carichi che vengono trasmessi alla pavimentazione sotto ogni supporto.
- Disegni con quote di elevazione e pianta, oltre a informazioni su ringhiere e scale.
- Piano di evacuazione e rilevazione incendi per edifici di oltre 100 m2.
- La valutazione dei rischi e le misure preventive devono essere prese in considerazione durante il montaggio e lo smontaggio.
Poiché la fiera invia il calcolo ad un altro ingegnere che deve autorizzarlo presso l'ordine professionale della sua regione, è fondamentale consegnarlo con mesi di anticipo.
Alla fine, se tutto va bene, ti mandano il permesso. Ma tieni presente che l'intera procedura ha un costo elevato, che viene spesso calcolato in base al numero di ore che l'ingegnere ha dedicato al tuo progetto. Inoltre, deve essere pagata una tassa per l'ispezione in loco. Il prezzo di un soppalco in Germania è il seguente:
irrigatori
Gli sprinkler sono il sistema antincendio che spruzza acqua sul quartiere fieristico in caso di emergenza. I soffitti degli stand nei padiglioni dotati di sprinkler devono essere normalmente aperti di n percentuale in modo da non compromettere la protezione degli sprinkler. Nella maggior parte delle fiere, quando viene coperta meno di 50% di superficie coperta per metro quadrato, i tetti devono essere considerati aperti. I soffitti compatibili con gli sprinkler devono avere una dimensione della maglia di almeno 2 x 4 mm o 3 x 3 mm (senza sfiato). I banner dovrebbero essere appesi solo in un unico strato e orizzontalmente. Non è accettabile che i banner si pieghino. Per uno stand può essere coperto uno spazio contiguo alla copertura fino a 30 m2 senza necessità di ulteriori misure, purché non superi i 50% della dimensione dello stand.
Per tetti chiusi di oltre 30 m2 è necessario un permesso (dipende dalla fiera)
Nella maggior parte dei casi, i progetti devono essere presentati all'Ufficio Tecnico Progetti Fieristici per l'approvazione almeno sei settimane prima dell'inizio del montaggio.
Le ditte autorizzate dagli organizzatori devono realizzare i necessari impianti compensativi (idrante antincendio a parete, impianto di allarme antincendio, allarme visivo/acustico, impianto di evacuazione fumi automatizzato, impianto sprinkler), e tale servizio ha un costo annesso.
strutture complesse
Tipicamente, le strutture complesse sono classificate come segue:
- Costruzioni alte oltre 5 metri. Devono avere un minimo di tre piani di appoggio perpendicolari tra loro per tutta la loro altezza. Le strutture complesse sono quelle in cui si verifica H>5m.
- Costruzioni alte oltre 4 metri. Si considerano singole le strutture a forma di totem, i muri di partito isolati, le strutture corporee e qualsiasi altra struttura priva di almeno tre piani di appoggio perpendicolari per tutta la sua altezza.
Strutture complesse possono comprendere anche soppalchi (sempre) e complessi volumi sospesi.
Se il tuo stand ha una costruzione complessa, devi presentare il progetto e un calcolo statico certificato da un ingegnere abilitato per l'approvazione. Tieni presente che il calcolo statico potrebbe dover essere eseguito nella lingua ufficiale, a seconda di dove si tiene la fiera e delle regole che vi si applicano (tedesco, ad esempio, a Monaco).
Normalmente sono necessari:
- Una spiegazione e giustificazione della conformità ai requisiti attuali..
- Analisi strutturale di stabilità e resistenza che tiene conto di:
– Utilizzare la categoria C per il sovraccarico secondo la tabella 3.1 CTE DB SE.
– Fino a un'altezza di 4 metri, di solito vengono presi in considerazione venti interni di 0,125 kN/m2.
4 m di altezza, con una velocità del vento di 0,063
- Una spiegazione dei carichi che vengono trasmessi alla pavimentazione sotto ogni supporto.
- Disegni con quote in elevazione e in pianta, oltre a informazioni su ringhiere e scale.
- Piano di evacuazione e rilevazione incendi per edifici di oltre 100 m2.
- La valutazione dei rischi e le misure preventive devono essere prese in considerazione durante il montaggio e lo smontaggio.
Poiché la fiera invia il calcolo ad un altro ingegnere che deve autorizzarlo presso l'ordine professionale della sua regione, è fondamentale consegnarlo con mesi di anticipo.
Alla fine, se tutto va bene, ti mandano il permesso. Ma tieni presente che l'intera procedura ha un costo elevato, che viene spesso calcolato in base al numero di ore che l'ingegnere ha dedicato al tuo progetto. Inoltre, c'è una tassa da pagare per l'ispezione in loco;
Quanto costa l'ispezione di strutture complesse?
Qui puoi vedere alcune delle tariffe di Messe Frankfurt nel 2022 per l'ispezione di strutture complesse.
la logistica
Dallo scarico del camion che trasporta il materiale dello stand alla consegna del tuo prodotto in fiera: i servizi logistici sono un servizio fondamentale per la tua partecipazione in fiera.
Alcune cose da tenere a mente:
Generalmente, questo servizio è fornito da fornitori globali che di solito hanno una tariffa uniforme in tutta Europa, anche se non ti fidare, ci sono fiere che applicano tariffe abusive per il carico e lo scarico (devi guardare attentamente questo costo se il tuo fornitore non ha incluso in modo chiaro nel budget del vostro contratto).
Servizio muletto e gru di scarico:
Questo servizio deve essere prenotato in anticipo, indicando l'orario e l'orario richiesto. Devi specificare il tipo di carrello elevatore di cui hai bisogno (tonnellate di carico, altezza dei pallet, ecc.) Devi anche specificare se lo vuoi con o senza conducente. Si tenga conto che in caso di richiesta senza autista, allora la persona che la prende deve avere la carta corrispondente;
Piattaforme di lavoro:
Alcuni lavori all'interno dello stand richiedono l'utilizzo di gru o pedane tipo Gennie. Normalmente non è richiesta alcuna licenza o certificato per utilizzarli senza conducente, anche se in alcuni casi sarà necessario. Verificare con il fornitore.
deposito in fiera
Lo stoccaggio delle scatole è spesso necessario in modo che i tuoi prodotti possano essere riconfezionati al termine dello spettacolo. Di solito c'è un valore minimo di metri cubi (di solito 2cbm) questo servizio può essere richiesto prima o durante il montaggio. Il prezzo è solitamente al metro cubo per tutta la durata della fiera.
Ho citato i servizi più importanti e fondamentali per la vostra partecipazione alla fiera. Ci sono altri servizi opzionali della fiera che non sono dettagliati in questo post e che aggiungerò in futuro. Tra questi posso citare i seguenti:
- Hostess (personale dell'evento)
- Aria condizionata
- servizi floreali
- Ristorazione
- Internet
- Sicurezza
- ha portato al recupero
Se pensi che io abbia lasciato qualcosa di importante e che possa aggiungere qualità a questo post, non esitare a lasciarlo nei commenti.
Non perdere il prossimo capitolo di questa entusiasmante avventura!
Spero che tu abbia trovato utile questo post sui servizi per stand fieristici.
Ti consiglio di leggere il seguente articolo: la conoscenza che contiene può farti risparmiare un sacco di problemi in una fiera.
ti parlerò di: Come evitare il caso peggiore
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