¿Cómo elegir el mejor proveedor de montaje de stands para tu empresa?
Normalmente un proveedor de montaje de stands se elige por sus clientes, una buena cartera de trabajos realizados, muy buena calidad de diseño… y un precio acorde con su presupuesto. Pero también hay otros factores que debe tener en cuenta:
1- ¿Cuántos stands tiene tu proveedor en la misma feria? ¿Participa simultáneamente en otras ferias? .
Esto es importante porque, como sabes, cuanto más grande es una empresa, mayor es la infraestructura y, por tanto, mayor es la necesidad de muchos proyectos. Es cierto que hay grandes empresas serias con las que no tendrás problemas, pero créeme, no querrás ser el stand número 15 de una empresa que ha decidido ahorrar costes, por ejemplo. Así que, sígueme al punto 2
2- ¿Qué dicen sus clientes?
Esto es fundamental: habla con clientes actuales que puedan contarte cómo les ha ido (de ser posible en la misma feria) con tu potencial proveedor. Una opinión positiva te ayudará a salir de dudas;
3- ¿Vas a contratar a un proveedor de montaje de stands local?
Ten en cuenta que si es una empresa local, probablemente tendrá varios stands en la feria en cuestión. Hay empresas que pueden hacer hasta 40 proyectos en la misma feria de su ciudad. No te conviene trabajar con este tipo de empresas porque existen por suscripción. Tienen gigantescos departamentos comerciales que van cubriendo con nuevos proyectos los platos rotos de los anteriores. Mi recomendación para un proveedor local es que busques agencias medianas con o sin producción propia.
4- ¿Tu feria se celebra fuera del país?
Hay proveedores que, a pesar de moverse muy bien y dar muy buen servicio a nivel local, no son tan buenos montando a nivel internacional. Es posible que trabajes por ejemplo con un proveedor de Barcelona que ha hecho un proyecto excelente para el Mobile World Congress. Aquí tienes que tener cuidado porque si este proveedor no está acostumbrado a viajar puedes tener muchos problemas. Te diré algunas cosas que le pueden pasar:
- No hablan bien inglés: esto ocurre con muchos proveedores locales que, aunque consigan montar stands en el extranjero, tienen un hándicap importante a la hora de resolver problemas.
- No conocen la normativa de las ferias a nivel europeo (sólo la de su país)
Aunque existe una normativa donde puedes encontrar toda la información, estos proveedores no tienen el know how y por lo tanto otro handicap importante. No quiero hacer una lista de todo lo que puede pasar si tu proveedor no cumple con las normas que exige la feria, pero lo más grave acaba con tu stand cerrado al inicio de la feria.
- No tienen capacidad de respuesta cuando la feria ya ha comenzado o si surge algún inconveniente durante los últimos días de montaje. Esta capacidad incluye tanto la producción de nuevos gráficos para el stand como la reparación de material eléctrico defectuoso, etc.
¿Significa esto que no puede trabajar con proveedores de su ciudad en el extranjero? No, en absoluto. Lo que necesitas es reclamar garantías.
5- OK, te he convencido y has optado por trabajar con proveedores de montaje de stands ubicados en la ciudad donde se celebra la feria. Aquí también tienes que mirar cosas:
- El precio, por supuesto. Dependiendo del país donde se celebre la feria hay casos en los que los constructores de stands locales serán mucho más caros que los extranjeros (por ejemplo, Alemania). Cuando digo proveedores extranjeros me refiero a polacos, griegos, eslovenos, españoles e italianos que ofrecen montajes de nivel europeo;
- En segundo lugar, hay que asegurarse de que el montador de stands es realmente de donde dice ser. Tener un número de teléfono alemán no significa que una empresa tenga su sede en Alemania. Hay muchas empresas que dicen ser alemanas y luego descubres que son gente del Este (que aunque pueden trabajar muy bien) necesitan viajar y tienen el hándicap que intentas eliminar eligiendo proveedores locales.
Entonces... ¿es mejor contratar a montaje stands local o extranjero?
Si tu empresa está en la lista de expositores de una feria, es muy probable que haya recibido más de una llamada ofreciéndote un proyecto gratuito para construir tu stand. Es importante que tengas en cuenta que aunque muchas de estas llamadas son locales, otras muchas son de empresas que se dedican a montaje de stands internacionales, o empresas de otras, provincias de su país. ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene realizar su stand con uno u otro tipo de empresas?
Ventajas de las empresas de montaje de stands locales
Un proveedor local tiene la ventaja de no tener que desplazarse y una respuesta generalmente muy rápida ante cualquier contratiempo. Por ejemplo, si hay problemas con la rotulación, es muy fácil volver a producirlos y además con proveedores fiables.
También es fácil cambiar un televisor, o unas bombillas defectuosas. Esto siempre es más complicado para un proveedor de montaje de stands extranjero, que sólo tiene lo que ha traído en su camión; Otro punto a favor del proveedor local es que puede acudir al stand en cualquier momento de la feria, mientras que el proveedor extranjero regresa a su país hasta el día del desmontaje. Muchas empresas solucionan este hándicap contratando un servicio de mantenimiento;
Seguridad jurídica: Mas caro...mas seguro
Por último, los proveedores de montaje de stands locales ofrecen una seguridad jurídica que no está tan clara con los proveedores extranjeros. Esto se debe a que debido a la globalización tanto las empresas de Europa del este como de España, Portugal, etc han visto un nicho competitivo en la construcción de stands fuera de sus fronteras. La competencia entre estas empresas determina una oferta de bajo nivel que hay que saber detectar. A su vez, la seguridad jurídica se ve comprometida a la hora de que muchas de estas empresas son precarias.
Ventajas de los proveedores de montaje de stands extranjeros
De la misma manera que te llaman por teléfono empresas extranjeras, y del país o zona donde se celebra la feria, también es posible que recibas la llamada de proveedores de tu país, o de tu proveedor de confianza con el que ya has hecho otros stands en tu país. Seamos claros, la comunicación es un factor fundamental a la hora de elegir y el hecho de poder hablar tu idioma con el proveedor es un factor decisivo para muchas personas.
El precio: un factor determinante
Otro factor clave es el precio. Dependiendo de dónde se celebre la feria, el precio de un proveedor de montaje de stands local puede ser más del doble que el de un proveedor extranjero. Los costes laborales por hora en Dinamarca son cuatro veces superiores a los de Polonia. El salario mínimo en Polonia (2022) es de 900 euros frente a los 1600 euros de Alemania… Por eso las empresas de Europa del Este hacen sus negocios en países como Alemania, Francia, Reino Unido, Italia, Holanda, etc. Incluso cobrando el precio del transporte y las dietas, acaban siendo más baratas que las locales.
Por último, los proveedores locales, más o menos serios, también intentan maximizar sus beneficios, y muchos de ellos están excedidos de trabajo. El servicio que recibirás te hará desear empezar a construir con empresas polacas, y es muy probable que no te equivoques, ¡en muchos casos son constructores extraordinarios!
Resumiendo:
Si se trabaja con montadores de stands extranjeros hay que tomar más precauciones (aunque muchas de ellas también deben tomarse con los proveedores locales);
A- Si trabajas contratas montaje de stands local, asegúrate de que son serios y no serás uno de los 20 clientes para los que montarán un stand en la misma feria, y si es así, comprueba que su baremo se corresponde con la posibilidad de hacerlo. En algunos países como Alemania prepárate para pagar entre un 20 y un 50 por ciento más, pero seguro que estarás más tranquilo;
B- Si trabajas con extranjeros y quieres mantener tu salud, sigue estos consejos:
- Siempre que puedas, establece una penalización en el contrato que firme por entrega no conforme o tardía,
- Solicita que tu stand esté terminado 24 horas antes de la inauguración.
- Un punto a definir en el contrato es que cualquier cuestión legal se resolverá en los tribunales de tu ciudad. Créeme, no querrás viajar a Posnan (Polonia) o Grecia para resolver nada, no merecerá la pena.
- Asegúrate de que la empresa de montaje de stands comienza el montaje de tu stand el primer día de feria, o al menos 5 días antes de la inauguración para un stand de 0 a 100: muchas empresas tienen stands en otras ferias y comienzan a mitad del montaje, lo que puede ser muy peligroso.
- Asegúrate de que el stand esté pintado el día anterior a la colocación de los gráficos. Puede pasar de la maravilla al horror en pocas horas cuando la gráfica empiece a despegarse;
Ademas:
- En caso de que dispongas de pocos días de montaje (en algunas ferias son sólo 3 días, desconfía de que tu proveedor te haga el stand pintado), pídeles que utilicen melamina para las paredes y evita las gráficas autoadhesivas, sustituyéndolas por lonas grapadas frontlit o textil. Esto hace que los acabados de las paredes sean invisibles al estar detrás de las lonas y, a su vez, acelera mucho el tiempo de montaje. También puedes optar por una solución modular. Puedes ver más sobre este tema en este post 🙂
- Pregunta a la empresa por su seguro de responsabilidad civil;
- Intenta pagar al 50%. Últimamente muchas empresas exigen el 50% a la firma, el 25% un mes después del montaje y el 25% al final.
- Consulta este post sobre «cómo evitar el peor de los casos» para saber más sobre las precauciones que debe tomar.
- Muy importante: Asegúrate en el contrato de cuántas personas trabajarán en tu stand: Este punto termina definiendo el resultado de tu stand ya que si tu proveedor trae menos personas de las necesarias (y créeme en estos días es muy difícil para los constructores del sector conseguir trabajadores calificados)
Vale, pero ¿cuántos profesionales hacen falta para un montaje de stand ferial?
No es fácil determinar el número de profesionales necesarios para montar una caseta, ya que depende de muchos factores. El más importante de ellos es la experiencia de cada profesional, no es lo mismo un oficial de primera que un ayudante. Saber cuántos profesionales son necesarios para tu stand es importante porque así podrás hablarlo con tu proveedor a la hora de firmar un presupuesto. Si eres lo suficientemente valiente como para gestionar todo el stand por tu cuenta, esto es algo fundamental, ya que no es lo mismo la seguridad de un proveedor llave en mano que contratar carpinteros, que suelen ser más precarios y necesitan mucho más control.
No es una ciencia exacta, pero lo que sí puedo hacer es decirte cuántos profesionales y cuántos días se emplearon en montar algunos proyectos que he gestionado. Espero que estos datos te sirvan para comparar con tu stand y hacerte una idea más clara. Es importante tener en cuenta:
1- Días de montaje de las ferias:
No es lo mismo tener 15 días de montaje como en una feria como Bauma, que 3, como en CPHI;
2- Experiencia de los trabajadores:
Hay montadores que conocen el oficio de rotulista. Esto marca una gran diferencia, ya que son capaces de colocar los gráficos del stand, una tarea que requiere 2 personas más al menos los dos últimos días de montaje. Lo mismo ocurre con la pintura, si coges a un pintor que sólo hará ese trabajo, le tendrás sin trabajo durante un tiempo muy valioso.
3 – ¿Tu stand es modular o a medida?
Hay una gran diferencia en los riesgos y el tiempo que conlleva la construcción de la caseta. No cabe duda de que la alternativa modular es siempre menos arriesgada.
He aquí algunos ejemplos que te ayudarán a hacerse una idea general de los proyectos, el tiempo de montaje y el personal que interviene en su construcción
| STAND FERIAL | m2 | UBICACIÓN | DÍAS DE MONTAJE | PROFESIONALES UTILIZADOS PARA CONSTRUIRLO |
|---|---|---|---|---|
 | 100 | MESSE AUSBÜRG | 5 | - 2 carpinteros - 1 electricista - 1 pintor |
 | 180 | FIERA MILANO | 17 (USADO 7) | - 3 carpinteros - 1 electricista - 1 pintor |
 | 40 | PARIS VILLEPINTE | 5 | - 2 carpinteros - 1 electricista - 1 pintor |
 | 70 | MESSE MÜNCHEN | 15 (USADO 5) | - 2 carpinteros - 1 electricista - 1 pintor - 2 rotulistas |
 | 480 | FERIA VALENCIA | 20 (USADO 15) | - 3 carpinteros - 1 electricista - 1 pintor - 2 rotulistas |
 | 200 | FIRA BARCELONA | 10 (USADO 10) | - 4 carpinteros - 2 electricistas - 3 pintores - 2 rotulistas - 3 herreros (segundo piso) |
 | 50 | LAS VEGAS (modular) | 2 | - 2 técnicos - 1 electricista - 1 rotulista |
¡No te pierdas el próximo capítulo de esta emocionante aventura!
Hay una diferencia importante entre las ferias que se celebran en tu país o ciudad y las ferias internacionales. En el próximo post te explicaré cómo enfocar cada tipo de feria para maximizar tus resultados.
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