Cuanto cuesta participar en una feria: guía de montaje de stands de feria /15

¿Cuánto cuesta participar en una feria? La pregunta del millón que te haces cuando decides participar con tu empresa en un evento de esta categoría. En este post hago un resumen de los gastos más importantes que tendrás y si lees hasta el final, verás ejemplos y números concretos que te ayudarán a hacerte la idea que necesitas.
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¿Cuánto cuesta participar en una feria comercial en Europa?

A la hora de calcular los costes de una feria hay algunas variables que pueden alterar mucho el precio: 

  • El tipo de stand que vas a hacer (si es modular o artesanal).
  • La duración de la feria: Hay ferias que duran dos días, otras una semana entera o más….
  • El país donde se celebra la feria: Los precios de hoteles, servicios y construcción de stands varían mucho dependiendo del país o ciudad. Barcelona, por ejemplo, es mucho más barata que Múnich para construir un stand…..
 
Como hay tanta variabilidad es muy difícil hablar de costes. De todas formas me interesa daros una idea general así que intentaré promediar y daros algunas referencias para que al final de este post al menos os quedéis con algo. 
 
Si estás pensando en construir un stand modular, que suele ser más barato (siempre que no utilices un modular premium, que los hay) puedes utilizar la siguiente regla para saber el coste de tu feria: 
 
Para los stands modulares sencillos que no requieren servicios ampliados, puede establecerse el siguiente baremo: 
 
  • 22%: Alquiler del espacio (Cuota de participación)
  • 40%: Alquiler del stand
  • 14%: Viajes, dietas, hoteles
  • 17%: Promoción de ferias (marketing, mailing, folletos, papelería)
  • 3% Servicios
  • 4% Envío (Básico, sólo 1 palé con material promocional)
 

Otra forma rápida de calcular el coste de participar en una feria (con un stand modular) es multiplicar el coste del stand x 4,5 Ten en cuenta que los costes pueden variar mucho dependiendo de la feria o del país donde se celebre.

En el caso de los stands a medida los precios tienen una variación muy grande dependiendo del tipo de stand que hagas (con el modular es más predecible) Con esto quiero decir que tu stand puede ir desde los 250 € el metro cuadrado hasta los 1000 € fácilmente. por lo que no te voy a dar ninguna regla general en este sentido. Para hacerte una idea de los precios de los stands a medida, puedes pinchar aquí.

A continuación, desglosemos los gastos generales de una feria: 

Gastos de alquiler del espacio

Veamos los precios de alquiler que ofrecen algunos de los principales recintos europeos. (Los precios son meramente ilustrativos y responsabilidad exclusiva de cada recinto ferial u organizador).

Messe Frankfurt (Ambiente 2023)

participation fees

paris Villepinte (Maison & Objet 2022)

Tipo de espacioprecio/m²Conexión eléctrica
Standart318 €550 €
2 lados libres349,8550 €
3/4 lados libres381,6 €550 €

El precio aquí también varía según la ubicación en el pabellón. Estos costes deben añadirse al precio por m2:

participation fee

Fiera Milano (ITMA 2023)

As you can see there is a variation in costs depending on the fairground and the fair in question, but on average the cost of space is about 250 €/sqm.

Gastos construcción del stand

Normalmente, los stands para ferias se alquilan, aunque existe la posibilidad de comprarlos y contratar sólo el montaje. También puede optar por montar usted mismo el stand, si por ejemplo utiliza un popup. En este caso hablaremos de stands de alquiler.

Stands modulares:

En los stands modulares es mucho más fácil hacer una media de precio porque tienen menos variables. Tenga en cuenta que si contrata el stand directamente con la feria tiene los beneficios de ahorro de electricidad y otros, dependiendo de la feria. El precio medio de un stand modular de feria ronda los 250/300 €/m².

Si quiere saber más sobre los soportes modulares y sus características, puede hacer clic aquí.

Stands artesanales

El precio de alquiler de un stand a medida varía enormemente en función de las calidades, la configuración y los metros cuadrados. Por esta razón es imposible dar un precio. Haciendo una media entre muchos proyectos realizados mi opinión personal es que el coste de un stand típico de alquiler, con un metraje típico, ronda los 350/400 €/m². Pero no te puedes guiar por esto, ya que las variables son muy grandes y sobre todo en esta época convulsa por la inflación y la subida de las materias primas y el transporte.

Al final del post verás un ejemplo concreto de stand a medida y su repercusión en el coste global de la feria.

Puede hacerse una idea más concreta de lo que valdrá un stand de feria en 2023 leyendo este post. 

Viajes, dietas

El coste de viajar, pernoctar, comer… es elevado. Por eso es importante que compres tanto vuelos como hoteles con al menos 1 año de antelación si es posible. Muchas ciudades saturan su capacidad con grandes ferias y los hoteles te costarán 5 veces más si los reservas en la fecha.
Aunque los precios de hoteles y transporte aéreo varían inmensamente dependiendo del país, o de la ciudad donde expongas, vamos a hacer un cálculo medio para tener una idea general de costes. Suponemos que viaja dentro de Europa (los viajes intercontinentales cambian totalmente el precio) También calculamos el número medio de días que suele durar una feria, que son entre dos y 6 en general (pongamos 4).

google maps plan
Precios hoteleros en los alrededores de Messe Frankfurt un año antes de la feria Ambiente 2024
importecoste medio
Billetes de avión (viajes en Europa)4800 €
Hotel (3/4 estrellas) 2 personas41.600 €
Dietas (100€/día) 2 personas4800 €
Transporte/taxi8240 €
varios4200 €

Por supuesto puede variar inmensamente, pero siendo austeros y contratando con antelación el coste para 2 personas, 4 días sería de unos 3.640 €.

Servicios de ferias

El coste de los servicios para ferias debe tenerse en cuenta porque dependiendo del tipo de su stand puede multiplicarse x5. Dependiendo de si tu stand tiene elementos suspendidos, de los kilovatios de consumo que vayas a necesitar y de varios factores más tienes que tener en cuenta los siguientes gastos medios:

ServicioPrecio
Fuente de alimentación (extra) 11kw800 €
rigging (2 puntos)1.300 €
Limpieza diaria (40 m2/4 días)1.100 €
Almacenaje en feria200 €
Toro300 €

hay muchos otros servicios que se pueden añadir a esta lista como catering, azafatas, plantas, fotografía, entre otros. Si quieres tener una visión más completa de los servicios feriales puedes consultar el siguiente post.

Promoción de la feria

La promoción de tu presencia en la feria, así como el material que entrega a sus clientes potenciales, es tan importante como la propia feria. Por eso representa un gasto importante que tiene que considerar seriamente. Los siguientes son gastos típicos:

GastosPrecio
Diseño de folletos (4)2.000 €
Impresión de trípticos (1000 unidades)400 €
Regalos para visitantes (gadgets)500 €
Comunicados de prensa/publicaciones en la red300 €
Diseño gráfico de las paredes y expositores del stand1.500 €

El gasto lo puedes multiplicar por 5 dependiendo de tus necesidades, recuerda que esto es solo una referencia. El total sería: 4700 €

Envío de material (productos)

El coste del envío de su material a la feria puede ser elevado. Por lo tanto, tiene que tener en cuenta la cantidad de producto que va a exponer y su coste. También es posible que tengas que gastar dinero en el embalaje. Un tráiler completo puede costar 3000 euros ida y 3000 euros vuelta… pero si sólo tienes que enviar un palé puede que no supere los 1000 euros. Para que te hagas una idea general, pensemos que no necesitas transportar ningún producto y que sólo vas a enviar folletos, material promocional y catering, que es lo mínimo y suele caber en un solo palé. Así que supongamos un envío de España a Alemania de un palé. El coste medio en 2023 es de 500€.

Vale, entonces... ¿cuánto me voy a gastar?

Dado que existe una variación muy importante en el precio de un stand en función de su configuración, creo que puede ser útil analizar dos ejemplos;El primer ejemplo es un stand modular básico ofrecido por la feria. Es lo mínimo que se puede contratar para tener una participación decente. El segundo caso es un stand hecho a medida en carpintería, con un volumen aéreo suspendido y varios servicios feriales. También dispone de producto en el stand. En ambos casos se ha contado con dos personas para desplazamientos y gastos.

Ejemplo 1

Stand económico/16 m2/ modular, con servicios mínimos / Alemania

Basic modular exhibition stand
Stand modular básico ofrecido por Interlift para el año 2023

Ejemplo1: Gastos generales

GastosPrecioPorcentaje del total
Alquiler de espacio 16m2/205 € x m23.280 €22,31%
Construcción de stands (280 euros/m²) Consumo eléctrico incluido: 3 kW5.600 €38,10%
Viajes, dietas, hoteles2.100 €14,29%
Promoción de la feria (marketing, mailing, folletos, papelería)2.800 €19,05%
Servicios de feria (Paquete de medios + Tasa de feria + Eliminación e Higiene)419 €2,85%
Envío (Europa, 1 palé)500 €3,40%
Total14.699 €

¿Te ha parecido económico? no te alegres tanto, esta es la opción más económica desde mi punto de vista y experiencia para participar en una feria en Europa. Si quieres ver algo más realista…echa un vistazo al ejemplo 2. 

Ejemplo 2

Carpintería Stand ferial/60 m2/ Servicios ampliados / Alemania

exhibition stand aereal sign
Stand a medida con rigging y producto expuesto

En primer lugar, veamos el coste de los servicios, que en este caso son ampliados;

Servicios feriales:

ServicioPrecio
Fuente de alimentación (extra) 11kw800 €
Rigging (2 puntos)1.300 €
Limpieza diaria (40 m2/4 días)1.100 €
Almacenaje en feria53 €
Carretilla elevadora (para descarga y carga de productos)300 €
Aire comprimido489 €
Agua + conexión705 €
Entrada obligatoria en los medios de comunicación330 €
Disposal & Hygiene (4,95xm2)79,2 €
Cuota de asociación profesional10€
TOTAL5.166 €

Gastos generales

GastosPrecio% Porcentaje del total
Alquiler de espacio 60m2/205 € x m212.710 €24,50 %
Construcción de stands (450 euros/m²)27.000 €52,05 %
Viajes, dietas, hoteles2.100 €4,05 %
20%: Promoción de la feria (marketing, mailing, folletos, papelería)2.800 €5,40 %
Servicios feriales5.166 €9,96 %
Envío y devolución de productos por carretera mediante grupaje 6 palés2.100 €4,05 %
Total49.776 €

Esta cifra ya es más realista y aunque puede abaratar su stand (por ejemplo sin aparejos) y así bajar un poco el precio, dependiendo del tamaño del stand y de los productos que tengas es posible que no pueda escapar a estas cifras;

¡Espero que te haya sido útil este post! Recuerda que todos los precios de este post son a título ilustrativo y no me hago responsable de su modificación o actualización, consulta siempre las cifras con proveedores y organizadores. Estos precios corresponden a 2022/23 por lo que también hay que tener en cuenta la inflación en la Eurozona a la hora de tenerlos en cuenta;

Si te ha gustado y crees que puedes sacarle más partido a lo que escribo, te dejo algunos contenidos de esta serie. Adiós.

¿Busca algo más?

Esta es una serie de artículos que pretenden dar una visión completa del montaje de stands de feria. Aquí puedes ver los enlaces a los temas que toco, te aseguro que no te arrepentirás de echarle un vistazo: 

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