Ferias internacionales: asegúrate el éxito
Que no cunda el pánico, pero tampoco hay que dormirse: Las ferias internacionales son cosas seria ya que normalmente tienes que llevar tu producto, hacer catálogos especiales, tratar con proveedores y clientes extranjeros y todo ello… en otro idioma. Eres el rey del inglés y viajar es lo tuyo?… aun así, ten cuidado. Especialmente en estos puntos:
Logística
Tickets aéreos
Compra por adelantado, ya lo sabes...
Hoteles
Es imprescindible reservar muchos meses antes de la feria. Los hoteles más baratos cerca de las ferias suelen agotarse hasta un año antes de la feria. Si quiere pagar un precio razonable por una bonita habitación de hotel y, sobre todo, cerca de la feria, te esto muy en cuenta. ..
Transporte de tu producto
Asegúrate de que el material llega a tiempo a la feria. Si hay algún incidente en el transporte puede quedarse sin nada que exponer. También es muy importante que controles la llegada del material a la feria. Si hay que pasar por aduanas, el tema se complica aún más y necesitas contratar a un agente de aduanas que te ayude a gestionarlo. Si te mueves dentro de la UE no tendrás problemas. Puedes enviarlo antes de la feria y pagar para que lo guarden en los almacenes de la feria, esto es más caro, pero es lo más seguro. Ten cuidado, si vas a llevar tu producto al stand del constructor. Piensa que el embalaje tiene que ser muy resistente y que el carpintero no se hará responsable si tus productos resultan dañados. Muchas veces la descarga en la feria se hace a contrarreloj y no es lo mismo descargar una pared de aglomerado de un camión que un microscopio electrónico...
Programar descarga
Es muy importante que te asegures de que la carretilla (toro) está reservado para la descarga de tu camión y que tienes un horario definido si la feria lo requiere. En los casos en los que la feria no de horas de acceso tienes que asegurarte de que tu constructor estará a primera hora de la mañana haciendo cola en el acceso o en el puesto de control de la feria esperando el ok para el acceso.
Servicios
Mucho cuidado con los deadlines
Ten cuidado con algunos servicios, las ferias de algunos países son muy puntillosas y pueden obligarte a realizar cambios en tu stand, es importante que esto ocurra antes de que se haya empezado a producir. Especial atención con el rigging y estructuras complejas como son las entreplantas. Las ferias de algunos países como alemania tienen un procedimiento que tarda mucho tiempo en dar el visto bueno. Las estructuras metálicas no se pueden modificar en la feria por lo que es muy importante que cuente con la aprobación de la feria al menos 1 mes antes del montaje. para ello, debe comenzar no menos de 5 meses antes los trámites con la feria.
No olvides pagar los servicios
Si los servicios como el agua y la electricidad no se pagan antes del inicio de la feria, no tendrás electricidad en su stand. En algunas ferias ocurre lo mismo con el rigging y otros servicios. Asegúrate de que todo esté pagado antes de la fecha de inicio.
Chequea que los servicios están instalados
Pide a tu constructor que al llegar a su espacio el primer día de montaje compruebe que todos los servicios y aparejos están en su sitio. Pide fotos y medidas si es posible para contrastarlas con los planos que ha enviado a la feria (sobre todo de agua y electricidad).
Puede obtener más información sobre la contratación de servicios en este post..
Construcción
Asegúrate que el montador comienza a tiempo.
Asegúrate que tu stand se va a comenzar el primer día de montaje: ¡No te quedes al final de la fila! Pide fotos durante el montaje si no vas a visitar el stand el primer día. ¡Un día sin trabajar en la feria puede significar una disminución del 25% en el trabajo y el acabado!
Cantidad de gente que hace tu stand
Pregunta cuántas personas se dedicarán exclusivamente a tu stand. Te aseguro que no hay nada más triste que ver como se acerca el final del tiempo de montaje y todo el equipo se marcha a otro stand, sin haber terminado el tuyo como esperabas. Llama a sus clientes! y pregúntales cómo les ha ido en otros montajes...no lo dudes, recordarás lo que leas.
Puede obtener más información sobre las personas necesarias para montar un stand en este post..
Servicios
Intenta usar la menor cantidad de pintura posible.
La pintura es el gran problema durante la feria. El tiempo de secado requerido (al menos 6 horas) si necesitas pegar gráfica encima... condiciona el trabajo en todo el stand. ¿Qué puedes hacer para evitarlo?
Algunas soluciones pueden ser: fabricar los muros en melamina, utilizar textil impreso grapado en las paredes en lugar de gráficos autoadhesivo, y por último contratar un stand modular
Chequea i situ si las dimensiones de las graficas son correctas (el primer dia de montaje)
Normalmente la gráfica para stands se comprueban en el taller a partir de los planos del , pero suele ocurrir que in situ las cosas no son como en los planos. Por eso es importante que en los primeros días de montaje compruebes que los gráficos se corresponden con el tamaño de las paredes y espacios donde se van a colocar. Así te ahorrarás tener que buscar a alguien que los imprima el último día de montaje. Ten en cuenta que si tu proveedor es extranjero, no tendrá mucha capacidad de reacción. (Aquí es donde se justifica trabajar con proveedores locales).
No descuides el desmontaje!
Debes saber que los desmontajes son muy diferentes de los montajes. Mientras que en estos últimos hay un trabajo meticuloso en la carpintería y cuidado de los demás stands, en los desmontajes hay una especie de caos controlado. por este motivo tienes que asegurarte de que tu producto no sigue en el stand mientras se desmonta. Piensa cómo lo va a embalar y quién lo va a embalar, ya que tiene que viajar tan seguro como ha llegado a la feria.
Lista de control para la organización de ferias comerciales internacionales.
Es muy importante hacer listas y programar llamadas o reuniones para revisar con tu proveedor lo que falta. Sólo así sabrás si las cosas van por buen camino. He aquí una posible lista de comprobación para controlar tu participación en la próxima feria. :
Días antes de la feria:
1- Alquiler de espacio
2- Pago de espacio
3- Reserva de hotel y vuelo si es necesario
4- Envío de material gráfico a la feria para el catálogo de expositores
5- Contratación de su stand
6- Pago anticipado a su proveedor
7- Envío de planos al organizador para la aprobación del stand
8- Verificar si son necesarios cálculos estáticos (Rigging-tilts) y que el proveedor los haya enviado a la feria si es posible 3 meses antes de la feria.
9- Entregar a su proveedor las claves de acceso a la plataforma de servicios para que pueda colocar en el carrito de la compra los servicios necesarios.
10- Contratación de servicios: pago de los servicios que se han guardado en el carrito de la compra. En caso de que no se realice a través de la plataforma, hacerlo por transferencia bancaria una vez recibido el presupuesto de la feria.
11- Envío de planos de ubicación de los servicios al organizador y cálculo estático si procede.
12- Envío de la ficha de riesgos y prevención de incendios, si la hubiera.
13- Recepción de homologación de montaje y estructuras si procede.
14- Pago del canon de montaje si lo hubiera
15- Preparación de la gráfica para el montaje: verificación de medidas
16- Entrega de la gráfica al proveedor
17- Entrega del Pantone/Ral al proveedor para la pintura de color de su stand
18- Embalaje especial de sus productos para el transporte
19- Elaboración de folletos, tarjetas y material promocional de su empresa.
Durante el montaje del stand:
20- Envío de transporte con material promocional a la feria
21- Verificación de que el proveedor dispone de pases de montaje
22- Verificación con su proveedor de todo el mobiliario, tomas eléctricas y detalles de su stand antes del montaje
23- Comprobación del inicio del stand el 1er día de montaje de la feria.
24- Comprobación de llegada de material a la feria
25- Comprobación de existencia de todos los servicios contratados.
26- Orden de fotos del 1er día de montaje si no estuvo en la feria.
27- Orden de fotos del 2º día de montaje si no estuvo en la feria.
28- Solicitud de foto del 3º día de montaje si no estuvo en la feria.
29- Solicitud de foto del 4º día de montaje si no estuvo en la feria.
30- Verificación de ok de inspección técnica en feria si la hubiera.
31- Aviso de llegada al proveedor para coordinar la entrega del stand.
32- Recorrido por todo el stand realizando los retoques de pintura necesarios si los hubiera y solucionando los fallos gráficos.
33- Retirada de moqueta plástica e instalación de todo el mobiliario
34- Limpieza del stand para la entrega
35- Verificación de limpieza del stand durante la noche en caso de estar contratado con feria
36- Fotografiar errores y fallos susceptibles de pago
37- Firma de conformidad al proveedor.
Durante el desmontaje:
38-Empaquete su producto de forma correcta al finalizar la feria.39-Verifique la hora y contratación de un toro para cargar sus productos en un camión.40-Recoja su producto en la feria por la empresa de transporte.
¡No te pierdas el próximo capítulo de esta emocionante aventura!
Espero que esta información te haya resultado útil. En el próximo post hablaré de un tema fundamental a la hora de contratar tu espacio en la feria: ¿Qué tipo de stand se adapta a tus necesidades? ¿Cómo elegir tu espacio en la feria?
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