Cómo prevenir el peor escenario en el montaje de un stand
Cuando decides participar en una feria, decides exponer tu empresa y tu producto a los ojos de tu sector y de tus consumidores. Debe tener en cuenta que lo primero que verán los asistentes a la feria será tu stand. Por este motivo, debes tomar muchas precauciones para garantizar un buen acabado. Al mismo tiempo, también debes asegurarte de que tu producto se expone en condiciones óptimas y de que se transporta de un lado a otro de forma eficaz y segura. Repasemos los riesgos más comunes y lo que puedes hacer para prevenirlos.
Peor escenario 1:
Tu constructor no termina el stand a tiempo y la feria comienza con el stand sin terminar.
¿Qué puedes hacer para evitarlo?
- 1 Exije que el presupuesto que te han dado tenga penalización por retraso en la finalización.
- 2 Asegúrate en el contrato que tu constructor llegará a la feria el primer día de montaje (a veces vienen de otras ferias y empiezan más tarde).
- 3 ¡Sigue el montaje! No lo descuides y pide fotos todos los días para ver los avances.
- 4 ¡No elijas el presupuesto más barato!
Peor escenario 2:
Has enviado un producto en el camión de tu proveedor y ha llegado dañado.
¿Qué puedes hacer para evitarlo?
1- En primer lugar: enviar tu producto junto con la madera del stand no es muy buena idea. La carga y descarga en la feria es bastante brusca y a menudo la realizan empresas externas ya que el montador no puede hacerlo por sí mismo. Si puedes evitarlo, haz un envío por tu cuenta.
2- Contrata un seguro: las empresas de transporte ofrecen seguros que te garantizan el pago en caso de rotura o pérdida de tu mercancía. Aquí tienes un ejemplo:
https://www.seur.com/es/empresas/servicios-disponibles/servicios-complementarios/
3- Si ya ha ocurrido y no has podido evitarlo, mi consejo es: detalla los daños en el albarán de entrega, y guarda una copia. Luego tienes que reclamar a la empresa de transporte hasta 7 días después de la recepción (consulta los plazos de reclamación de cada empresa). En caso de no llegar a un acuerdo tienes que recurrir a la junta arbitral de transportes de tu país.
4- Detalla lo máximo posible el material que envías para que tu constructor pueda añadirlo a la hoja de embarque de tu empresa de transportes.
5- Embala muy, muy bien los productos…tanto de ida como de vuelta a la feria. No confíe en terceros para la carga y descarga del material.
Peor escenario 3:
Producto robado del soporte durante el montaje o desmontaje
¿Qué puedes hacer para evitarlo?
Esto suele ocurrir cuando el material se deja desatendido en los pasillos de la feria. Llegará al stand el último día, pero tus folletos o maquinaria pueden llegar antes, si no han sido transportados por el constructor.
- 1- La solución es: pagar por el almacenamiento en la feria para mantener su producto seguro hasta el último día de la feria o cuando necesite instalarlo
- 2 -En caso de que necesites dejarlo desatendido por la noche puedes contratar seguridad en la feria (un guardia de seguridad que estará con tu producto por la noche, o durante el día si lo necesitas)
Peor escenario 4:
Tu constructor se niega a desmontar tu stand por un desacuerdo
¿Qué puedes hacer para evitarlo?
Es muy importante que verifiques que el contrato con tu constructor no incluye esta posibilidad. En caso de desacuerdo económico (te niegas a pagar el importe restante al final de la feria porque ha habido errores) Tienes que saber que siempre existe la posibilidad de que en una situación extrema el constructor decida no desmontar y el problema es que la feria te multe por cada día adicional que el stand permanezca en la feria.
Peor escenario 5:
La feria no autoriza el acceso a tu stand/segundo piso/estructura por incumplimiento de la normativa
¿Qué puedes hacer para evitarlo?
¡Este es uno de los peores escenarios! Por suerte tiene esta guía que te ayudará a tomar las precauciones necesarias en lo que respecta a los servicios feriales.
Dicho esto, para que esto no ocurra, tienes que seguir de cerca el proceso de contratación y ocuparse de las aprobaciones feriales necesarias.
Algunos de estos puntos que debes tener en cuenta son:
- Respetar la altura de las construcciones
- Respetar el retranqueo establecido por la feria respecto a los stands colindantes mediante elementos que superen la altura máxima permitida.
- Envía el proyecto a tiempo a la organización de la feria para obtener el visado de aprobación, es imprescindible disponer de este visado;
- Enviar los cálculos estáticos de la estructura en caso de una estructura compleja (Esto lo determina la feria).
- Envía todos los formularios de riesgos y prevención de incendios debidamente cumplimentados antes de la fecha límite.
- Presentar un plan de seguridad si es necesario
entre otros… Puedes consultar el siguiente post para obtener más información.
Peor escenario 6:
Un trabajador de tu proveedor ha sufrido un accidente laboral en la feria
¿Qué puedes hacer para evitarlo?
- 1- Desgraciadamente, es inevitable, siempre que tu proveedor respete las normas de seguridad. En primer lugar, asegúrate que no utiliza escaleras para los trabajos en altura, sino andamios. También es importante que los operarios lleven casco, calzado reglamentario y chalecos reflectantes
- 2- Tienes que pedir a tu proveedor su seguro de responsabilidad civil antes de la feria. Si no lo tiene, es posible que tu empresa sea la que recibe la demanda. El seguro debe ser válido para la fecha de la feria y cubrir tanto el ámbito nacional como el internacional (europeo).
Pueden pasar muchas, muchas cosas más, pero entendemos que el sentido común y la estadística están de tu parte. Creo que comprobando estos pasos estás más o menos cubierto.
¡No te pierdas el próximo capítulo de esta emocionante aventura!
Espero que este post te resulte útil. El siguiente artículo te interesará seguro, ya que habla de lo que te vas a gastar en tu próxima feria. Yo que tú, al menos le echaría un vistazo ;): ¿Cuánto cuesta participar en una feria?
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