¿Cuánto cuesta participar en una feria comercial en Europa?
A la hora de calcular los costes de una feria hay algunas variables que pueden alterar mucho el precio:
- El tipo de stand que vas a hacer (si es modular o artesanal).
- La duración de la feria: Hay ferias que duran dos días, otras una semana entera o más….
- El país donde se celebra la feria: Los precios de hoteles, servicios y construcción de stands varían mucho dependiendo del país o ciudad. Barcelona, por ejemplo, es mucho más barata que Múnich para construir un stand…..
- 22%: Alquiler del espacio (Cuota de participación)
- 40%: Alquiler del stand
- 14%: Viajes, dietas, hoteles
- 17%: Promoción de ferias (marketing, mailing, folletos, papelería)
- 3% Servicios
- 4% Envío (Básico, sólo 1 palé con material promocional)
Otra forma rápida de calcular el coste de participar en una feria (con un stand modular) es multiplicar el coste del stand x 4,5 Ten en cuenta que los costes pueden variar mucho dependiendo de la feria o del país donde se celebre.
En el caso de los stands a medida los precios tienen una variación muy grande dependiendo del tipo de stand que hagas (con el modular es más predecible) Con esto quiero decir que tu stand puede ir desde los 250 € el metro cuadrado hasta los 1000 € fácilmente. por lo que no te voy a dar ninguna regla general en este sentido. Para hacerte una idea de los precios de los stands a medida, puedes pinchar aquí.
A continuación, desglosemos los gastos generales de una feria:
Gastos de alquiler del espacio
Veamos los precios de alquiler que ofrecen algunos de los principales recintos europeos. (Los precios son meramente ilustrativos y responsabilidad exclusiva de cada recinto ferial u organizador).
Messe Frankfurt (Ambiente 2023)
paris Villepinte (Maison & Objet 2022)
| Tipo de espacio | precio/m² | Conexión eléctrica |
|---|---|---|
| Standart | 318 € | 550 € |
| 2 lados libres | 349,8 | 550 € |
| 3/4 lados libres | 381,6 € | 550 € |
El precio aquí también varía según la ubicación en el pabellón. Estos costes deben añadirse al precio por m2:
Fiera Milano (ITMA 2023)
As you can see there is a variation in costs depending on the fairground and the fair in question, but on average the cost of space is about 250 €/sqm.
Gastos construcción del stand
Normalmente, los stands para ferias se alquilan, aunque existe la posibilidad de comprarlos y contratar sólo el montaje. También puede optar por montar usted mismo el stand, si por ejemplo utiliza un popup. En este caso hablaremos de stands de alquiler.
Stands modulares:
En los stands modulares es mucho más fácil hacer una media de precio porque tienen menos variables. Tenga en cuenta que si contrata el stand directamente con la feria tiene los beneficios de ahorro de electricidad y otros, dependiendo de la feria. El precio medio de un stand modular de feria ronda los 250/300 €/m².
Si quiere saber más sobre los soportes modulares y sus características, puede hacer clic aquí.
Stands artesanales
El precio de alquiler de un stand a medida varía enormemente en función de las calidades, la configuración y los metros cuadrados. Por esta razón es imposible dar un precio. Haciendo una media entre muchos proyectos realizados mi opinión personal es que el coste de un stand típico de alquiler, con un metraje típico, ronda los 350/400 €/m². Pero no te puedes guiar por esto, ya que las variables son muy grandes y sobre todo en esta época convulsa por la inflación y la subida de las materias primas y el transporte.
Al final del post verás un ejemplo concreto de stand a medida y su repercusión en el coste global de la feria.
Puede hacerse una idea más concreta de lo que valdrá un stand de feria en 2023 leyendo este post.
Viajes, dietas
El coste de viajar, pernoctar, comer… es elevado. Por eso es importante que compres tanto vuelos como hoteles con al menos 1 año de antelación si es posible. Muchas ciudades saturan su capacidad con grandes ferias y los hoteles te costarán 5 veces más si los reservas en la fecha.
Aunque los precios de hoteles y transporte aéreo varían inmensamente dependiendo del país, o de la ciudad donde expongas, vamos a hacer un cálculo medio para tener una idea general de costes. Suponemos que viaja dentro de Europa (los viajes intercontinentales cambian totalmente el precio) También calculamos el número medio de días que suele durar una feria, que son entre dos y 6 en general (pongamos 4).
| importe | coste medio | |
|---|---|---|
| Billetes de avión (viajes en Europa) | 4 | 800 € |
| Hotel (3/4 estrellas) 2 personas | 4 | 1.600 € |
| Dietas (100€/día) 2 personas | 4 | 800 € |
| Transporte/taxi | 8 | 240 € |
| varios | 4 | 200 € |
Por supuesto puede variar inmensamente, pero siendo austeros y contratando con antelación el coste para 2 personas, 4 días sería de unos 3.640 €.
Servicios de ferias
El coste de los servicios para ferias debe tenerse en cuenta porque dependiendo del tipo de su stand puede multiplicarse x5. Dependiendo de si tu stand tiene elementos suspendidos, de los kilovatios de consumo que vayas a necesitar y de varios factores más tienes que tener en cuenta los siguientes gastos medios:
| Servicio | Precio |
|---|---|
| Fuente de alimentación (extra) 11kw | 800 € |
| rigging (2 puntos) | 1.300 € |
| Limpieza diaria (40 m2/4 días) | 1.100 € |
| Almacenaje en feria | 200 € |
| Toro | 300 € |
hay muchos otros servicios que se pueden añadir a esta lista como catering, azafatas, plantas, fotografía, entre otros. Si quieres tener una visión más completa de los servicios feriales puedes consultar el siguiente post.
Promoción de la feria
La promoción de tu presencia en la feria, así como el material que entrega a sus clientes potenciales, es tan importante como la propia feria. Por eso representa un gasto importante que tiene que considerar seriamente. Los siguientes son gastos típicos:
| Gastos | Precio |
|---|---|
| Diseño de folletos (4) | 2.000 € |
| Impresión de trípticos (1000 unidades) | 400 € |
| Regalos para visitantes (gadgets) | 500 € |
| Comunicados de prensa/publicaciones en la red | 300 € |
| Diseño gráfico de las paredes y expositores del stand | 1.500 € |
El gasto lo puedes multiplicar por 5 dependiendo de tus necesidades, recuerda que esto es solo una referencia. El total sería: 4700 €
Envío de material (productos)
El coste del envío de su material a la feria puede ser elevado. Por lo tanto, tiene que tener en cuenta la cantidad de producto que va a exponer y su coste. También es posible que tengas que gastar dinero en el embalaje. Un tráiler completo puede costar 3000 euros ida y 3000 euros vuelta… pero si sólo tienes que enviar un palé puede que no supere los 1000 euros. Para que te hagas una idea general, pensemos que no necesitas transportar ningún producto y que sólo vas a enviar folletos, material promocional y catering, que es lo mínimo y suele caber en un solo palé. Así que supongamos un envío de España a Alemania de un palé. El coste medio en 2023 es de 500€.
Vale, entonces... ¿cuánto me voy a gastar?
Dado que existe una variación muy importante en el precio de un stand en función de su configuración, creo que puede ser útil analizar dos ejemplos;El primer ejemplo es un stand modular básico ofrecido por la feria. Es lo mínimo que se puede contratar para tener una participación decente. El segundo caso es un stand hecho a medida en carpintería, con un volumen aéreo suspendido y varios servicios feriales. También dispone de producto en el stand. En ambos casos se ha contado con dos personas para desplazamientos y gastos.
Ejemplo 1
Stand económico/16 m2/ modular, con servicios mínimos / Alemania
Ejemplo1: Gastos generales
| Gastos | Precio | Porcentaje del total |
|---|---|---|
| Alquiler de espacio 16m2/205 € x m2 | 3.280 € | 22,31% |
| Construcción de stands (280 euros/m²) Consumo eléctrico incluido: 3 kW | 5.600 € | 38,10% |
| Viajes, dietas, hoteles | 2.100 € | 14,29% |
| Promoción de la feria (marketing, mailing, folletos, papelería) | 2.800 € | 19,05% |
| Servicios de feria (Paquete de medios + Tasa de feria + Eliminación e Higiene) | 419 € | 2,85% |
| Envío (Europa, 1 palé) | 500 € | 3,40% |
| Total | 14.699 € |
¿Te ha parecido económico? no te alegres tanto, esta es la opción más económica desde mi punto de vista y experiencia para participar en una feria en Europa. Si quieres ver algo más realista…echa un vistazo al ejemplo 2.
Ejemplo 2
Carpintería Stand ferial/60 m2/ Servicios ampliados / Alemania
En primer lugar, veamos el coste de los servicios, que en este caso son ampliados;
Servicios feriales:
| Servicio | Precio |
|---|---|
| Fuente de alimentación (extra) 11kw | 800 € |
| Rigging (2 puntos) | 1.300 € |
| Limpieza diaria (40 m2/4 días) | 1.100 € |
| Almacenaje en feria | 53 € |
| Carretilla elevadora (para descarga y carga de productos) | 300 € |
| Aire comprimido | 489 € |
| Agua + conexión | 705 € |
| Entrada obligatoria en los medios de comunicación | 330 € |
| Disposal & Hygiene (4,95xm2) | 79,2 € |
| Cuota de asociación profesional | 10€ |
| TOTAL | 5.166 € |
Gastos generales
| Gastos | Precio | % Porcentaje del total |
|---|---|---|
| Alquiler de espacio 60m2/205 € x m2 | 12.710 € | 24,50 % |
| Construcción de stands (450 euros/m²) | 27.000 € | 52,05 % |
| Viajes, dietas, hoteles | 2.100 € | 4,05 % |
| 20%: Promoción de la feria (marketing, mailing, folletos, papelería) | 2.800 € | 5,40 % |
| Servicios feriales | 5.166 € | 9,96 % |
| Envío y devolución de productos por carretera mediante grupaje 6 palés | 2.100 € | 4,05 % |
| Total | 49.776 € |
Esta cifra ya es más realista y aunque puede abaratar su stand (por ejemplo sin aparejos) y así bajar un poco el precio, dependiendo del tamaño del stand y de los productos que tengas es posible que no pueda escapar a estas cifras;
¡Espero que te haya sido útil este post! Recuerda que todos los precios de este post son a título ilustrativo y no me hago responsable de su modificación o actualización, consulta siempre las cifras con proveedores y organizadores. Estos precios corresponden a 2022/23 por lo que también hay que tener en cuenta la inflación en la Eurozona a la hora de tenerlos en cuenta;
Si te ha gustado y crees que puedes sacarle más partido a lo que escribo, te dejo algunos contenidos de esta serie. Adiós.
ES 
EN 
FR 
IT