Il processo di montaggio di uno stand fieristico e il controllo dei suoi tempi
Se hai mai visto un'impresa di costruzioni di stand lasciare uno stand incompiuto in una fiera, non lo dimenticherai, e succede più spesso di quanto pensi. Ecco perché seguire il processo è una pratica igienica che non salterei considerando la responsabilità che hai a portata di mano.
Senza interferire con il lavoro degli assemblatori, puoi controllare questi passaggi con la persona incaricata per assicurarti che non stia accadendo nulla di strano e che il tuo assemblaggio sia stato eseguito correttamente:
A- Installazione di servizi fieristici e Rigging
La fiera di solito lo fa da qualche giorno prima fino al primo giorno di assemblea. Le date sono solitamente stabilite nei moduli della fiera. È importante assicurarsi che l'assemblatore abbia trovato tutto ciò che gli è stato richiesto, se ha luce, acqua, aria compressa, ecc. nella cabina.
Cose da non trascurare in questa fase di montaggio:
- Controlla le scadenze mesi prima della fiera. Se perdi le scadenze pagherai molto di più per i servizi.
- Assicurati che la fiera abbia una mappa con l'ubicazione dei servizi (di solito è allegata alle piattaforme di servizi online al momento della contrattazione).
- Assicurati che l'azienda abbia pagato i servizi, alcuni di essi non verranno installati se non vengono pagati prima della fiera.
- E' importante che prima dell'arrivo del materiale, o del primo giorno di montaggio, qualcuno controlli che sia i punti di ancoraggio che l'ubicazione dei servizi siano corretti. È inoltre importante verificare che non vi sia mancanza di energia elettrica, acqua, aria, ecc. A volte l'installazione viene eseguita ma il servizio non viene fornito.
b- Arrivo del materiale di montaggio, scarico
Una volta che il materiale arriva in fiera, viene scaricato dal camion. Lo scarico in alcune fiere avviene su prenotazione di fasce orarie, in altre su ordine di arrivo. Molte volte la congestione dei camion nell'accesso alla fiera fa sì che i camion entrino con diverse ore di ritardo rispetto a quanto previsto.
Alle grandi fiere i camion prima passare attraverso un posto di blocco da cui partono per la fiera quando ricevono il via libera che hanno una banchina da scaricare. In alcune fiere il download può essere effettuato solo dalla società di logistica ufficiale della fiera, in altre ce ne sono diverse. Il download a volte non è incluso nel budget dei fornitori, quindi fai attenzione, in alcune fiere ci sono enormi sovrapprezzi in questo concetto dalla fiera. Il materiale viene scaricato nei corridoi della fiera e utilizzato man mano che si monta lo stand. È importante notare che se il materiale viene movimentato sul camion, normalmente viene lasciato incustodito nella corsia. Questo è il motivo per cui devi tenere conto del fatto che se vuoi assicurarti che venga monitorato, devi assumere un deposito o una sicurezza presso il tuo stand (guardia di sicurezza).
Cose da non trascurare in questa fase di montaggio:
- A seconda del quartiere fieristico e della fiera, lo scarico del materiale avviene riservando una fascia oraria o liberamente per ordine di arrivo dei camion.
- In molti casi il camion è costretto ad attendere ad un posto di controllo finché la fiera non autorizza l'accesso. È importante notare che a volte questo punto di controllo può trovarsi a diversi chilometri dalla fiera.
- Assicurati di aver compilato i moduli della fiera, se presenti, compresa la targa del camion e del suo rimorchio, nonché il nome e i dettagli dell'autista. Se non ci sono moduli, probabilmente puoi farlo online sul sito della fiera.
- Il camionista solitamente deve lasciare una cauzione all'ingresso del quartiere fieristico (di solito tra i 100 ei 200 euro).
- Assicurarsi che il carrello elevatore sia stato noleggiato e che sia stato indicato l'orario di carico e scarico. Normalmente vengono noleggiati con conducente. Il prezzo può variare molto a seconda della fiera, moltiplicandosi anche per 10 in caso di organizzatori abusivi. In Germania, ad esempio, la tariffa normale è di 150 euro l'ora.
- In alcune fiere non è consentito scaricare e trasportare il materiale dall'ingresso della fiera allo stand con mezzi propri e quindi si deve pagare una cosa chiamata ¨handling¨ Questo è molto comune negli USA, ed è applicato in alcuni fiere d'Europa, ma sono poche. Il costo della movimentazione è determinato dal peso, questo è fondamentale nella progettazione dello stand perché bisogna valutare bene il volume che si deve trasportare e il suo costo.
C- Piattaforme e pavimenti
Una volta che sei sicuro che tutti i cavi elettrici siano al posto giusto e che anche i servizi siano al posto giusto, procedi con l'installazione del pavimento, che di solito nasconde tutti questi servizi. È molto importante tenere conto che i punti luce devono essere perfettamente posizionati perché, una volta posato il pavimento, non è più possibile far passare i cavi al suo interno (a meno che il vostro fornitore non utilizzi un pavimento sopraelevato).
Questi punti luce sono, ad esempio, le prese che si trovano su un bancone nell'angolo del tuo stand.
Cose da non trascurare in questa fase di montaggio:
- Elettricità, acqua e altri servizi spesso vanno sotto il pattino. Una volta installato, il ponte non può essere rimosso, quindi presta molta attenzione al punto esatto in cui devono essere praticati i fori per rimuoverli dal ponte. questo non è necessario se è installata una piattaforma tecnica, ma non è così comune nelle gradinate artigianali.
- La piattaforma copre solitamente le camere di servizio che la fiera richiede per avere libero accesso, quindi è importante esercitarsi all'accesso se necessario.
- È importante tenere conto del fatto che se nello stand saranno presenti macchine di grandi dimensioni, l'installazione della piattaforma deve essere eseguita in parti. Per poter posizionare le macchine senza che il carrello elevatore distrugga il pallet con il suo peso, è comune lasciare un'area senza pallet in modo che il carrello elevatore possa entrare nel luogo in cui la macchina viene scaricata.
- È importante rinforzare la piattaforma nelle aree in cui ci saranno macchine pesanti, controllarne il peso.
D- Installazione di pareti, travi, totem/elettricità
In questa parte intervengono diversi operai poiché si devono sollevare le travi che vanno in altezza e si devono posizionare gli elementi più pesanti della cabina. Allo stesso tempo, viene installato il cablaggio che va all'interno o sopra le pareti e distribuirà l'elettricità in tutto lo stand. I carrelli elevatori o le gru vengono spesso utilizzati per posizionare e regolare la falegnameria.
- È molto importante verificare il buon accoppiamento tra i pezzi di falegnameria, perché anche piccoli disallineamenti spesso non possono essere stuccati e si vedranno dopo aver dipinto l'intera superficie.
- Quando il pavimento della fiera è a cassettoni, le pareti non cadono ad angolo retto perché sono spostate di pochi millimetri. Ciò fa sì che l'impostazione cambi e debba essere compensata. Nel caso delle pareti, l'unione con il pavimento finisce per lasciare un foro che solitamente viene coperto con un battiscopa.
Cose da non trascurare in questa fase dell'assemblea:
- Eliminare i disallineamenti delle pareti rispetto al pavimento coprendo il difetto con battiscopa.
- Usa gru, genny e impalcature per lavorare in sicurezza. Un incidente sul lavoro non è accettabile per incuria.
- Assicurarsi di disporre del personale necessario per sostenere il peso di travi e pareti quando vengono posizionate in loco.
E- Vernici per stand fieristici
Una volta installata la carpenteria, questa viene intonacata e vengono verniciati gli strati necessari. Normalmente si esegue in 2 strati con vernice plastica ad alta copertura. È importante che le pareti siano ben levigate una volta intonacate, molte volte i pannelli vengono riciclati da altri stand e presentano segni, il che è molto dannoso per incollare la grafica in seguito. È molto importante assicurarsi che il pavimento sia protetto con plastica nel caso di pavimento in melaminico e, se possibile, doppia plastica protettiva nel caso di moquette.
Molte volte la falegnameria viene preverniciata dal laboratorio, quindi è necessario solo dare una mano di vernice durante la verniciatura. È anche possibile che venga applicata una sola mano perché la lavorazione del legno sarà coperta dalla stampa tessile e non è necessaria una verniciatura finale.
Cose da non trascurare in questa fase di montaggio:
- Il supporto deve essere verniciato un giorno prima di posizionare la grafica, il tempo minimo di asciugatura è di 6 ore.
- Assicurati di coprire il ponte con la plastica e prova a usare la doppia plastica se usi il tappeto. Le impalcature e le scale spesso rompono la prima plastica e la vernice può filtrare attraverso il tappeto.
- Prendi vernice extra, soprattutto colori, perché se finisci non potrai andare al negozio la domenica per preparare di nuovo il colore.
- Quando hai finito di dipingere, lascia i barattoli di vernice per ritocchi con tutti i colori nel capannone. Gli ultimi ritocchi vengono eseguiti una volta posizionata la grafica e sappiamo che non ci saranno più movimenti sullo stand.
F- Etichettatura
La scritta deve essere applicata dopo che la vernice è asciutta. Normalmente, sono consentite almeno 12/24 ore di tempo di asciugatura per garantire che i vinili autoadesivi non si stacchino. Se questo tempo non viene rispettato, quello che segue può essere un vero film dell'orrore. Non vuoi vedere la tua faccia quando scopri che i vinili dell'intera cabina sono stati staccati poche ore prima che il montaggio sia finito, e senza possibilità di ristamparli in tempo!
I banchi solitamente riservati sono posti ai lati dello stand, insieme agli eventuali mobili ed eventuali televisori. È molto importante assicurarsi che in questa fase il costruttore sia ancora in fiera perché se ci sono problemi devono apportare modifiche e modifiche, che spesso includono (tra gli altri)
- Macchie sui muri (ridipinte).
- Moquette verniciata perché la plastica protettiva è stata rotta
- lampadine bruciate
- Non c'è elettricità in una presa
- La grafica si sta staccando
Cose da non trascurare in questa fase di montaggio:
- Assicurarsi che il supporto sia stato verniciato tra le 6 e le 12 ore. L'umidità ambientale influisce notevolmente sui tempi di asciugatura e, in alcuni casi straordinari, 6 ore non sono sufficienti. Se applichi grafica autoadesiva, possono staccarsi facilmente.
- Controlla prima di iniziare ad installare la grafica che non te ne manchi nessuna, se ti manca devi stamparla urgentemente e non puoi perdere tempo.
- Se hai intenzione di posizionare il vinile autoadesivo, è importante che tu ne tenga conto prima di posizionare tutti i pannelli, per verificare che non manchi o sia avanzato;
- Inizia dal lato che ha la grafica più complicata in modo che se devi tagliarla è in una parte meno importante.
Prova a far incollare la grafica a due persone, è sempre più efficace.
G-AV (audiovisivo)
Gli audiovisivi sono una parte molto importante degli stand fieristici. Qualora vengano integrati nella carpenteria dello stand, occorre fare attenzione che la loro installazione non coincida con un'altra attività all'interno dello stand, in quanto sono delicati e possono rompersi. Bisogna fare attenzione che non siano macchiati di vernice o danneggiati dall'urto con un elemento che si sta installando.
Per questa ragione Cerchiamo di lasciare per ultima l'installazione degli audiovisivi, anche dopo il grafico, visto che le scale sono nemiche naturali dei led. In caso di installazione di video wall di grandi dimensioni, è necessario anticipare i tempi necessari, poiché spesso è necessario regolare le parti e le connessioni, che a volte richiedono fino a 3 giorni di lavoro.
Cose da non trascurare in questa fase di montaggio:
- Quando si installano i televisori incassati nel muro, è importante lasciare un foro in modo da poter maneggiare il televisore durante l'installazione, se non si ha accesso da dietro o di lato. Quindi puoi colmare il divario con cappucci decorativi.
- È molto importante notare che se è necessario inserire un USB nella parte posteriore del televisore, deve essere accessibile.
H- Rimozione della plastica / Pulizia del sito
Una volta che tutto è perfetto, il personale addetto alle pulizie (magari il fornitore stesso) rimuove la plastica con un taglierino e pulisce il supporto, i cristalli e la polvere per renderlo pronto per la consegna. Quando si rimuove la plastica, possono comparire degli errori, quindi il falegname deve avere a portata di mano i colori della vernice per i ritocchi.
Normalmente la pulizia degli stand può essere appaltata internamente o esternamente alla fiera. Il costo della pulizia della fiera è sempre più alto, ma garantisce che il personale non avrà difficoltà ad accedere allo stand. C'è una differenza tra la pulizia del sito e la pulizia giornaliera, poiché la pulizia del sito richiede molto più lavoro e la pulizia giornaliera è manutenzione.
In caso di appalto di pulizie esterne giornaliere, dovrà essere assicurato che il personale disponga dei pass espositore necessari per accedere allo stand, poiché i pass di montaggio non sono più utili durante la fiera. Va inoltre tenuto conto che quando si effettuano le pulizie chiunque entri nello stand lo sporcherà nuovamente, quindi si cerca di mantenere lo stand inattivo fino al giorno successivo o sigillato in modo che nessuno possa entrare. Un'altra opzione è quella di posizionare la plastica sul pavimento per poter percorrere i corridoi creati a tale scopo ed eseguire alcune attività presso lo stand (ad esempio: posizionamento del prodotto).
Cose da non trascurare in questa fase di montaggio:
- Devi richiedere la pulizia una volta terminato il lavoro sullo stand, altrimenti si sporcherà di nuovo, questo include la grafica e il posizionamento del tuo prodotto.
Le persone che puliscono devono avere il materiale necessario, aspirapolvere, mocio e lavasuperfici oltre a taglierine in modo che chiunque lo faccia possa rimuovere la plastica protettiva. - Cerca di assicurarti che gli facciano un controllo notturno dopo che la pulizia è terminata. Molte volte, durante la pulizia dei padiglioni, la fiera torna a sporcare gli stand perimetrali.
- Se hai la moquette, non esitare ad assumere una pulizia giornaliera, a seconda del colore può essere molto sporca per il giorno dopo la fiera. I colori scuri sono i più sporchi.
Ogni stand fieristico è diverso e sono sicuro che ci sono molte dinamiche che non ho menzionato, ma questo è un riassunto delle cose più comuni che troverai quando costruisci uno stand. Se trovi qualcosa che mi manca, mi piacerebbe che lo lasciassi nei commenti 😊.
Non perdere il prossimo capitolo di questa entusiasmante avventura!
Spero che questo post sul processo di assemblaggio ti sia utile. Nel prossimo post parlerò di uno degli elementi più importanti in uno stand: L'illuminazione.
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