Salons internationaux : assurer le succès
Pas de panique, mais il ne faut pas non plus s'endormir : les salons internationaux sont choses sérieuses puisque normalement vous devez transporter votre produit, faire des catalogues spéciaux, traiter avec des fournisseurs et des clients étrangers et tout cela... dans une autre langue. Vous êtes le roi de l'anglais et les voyages sont votre truc ?... faites quand même attention. Notamment sur ces points :
Logistique
Billets d'avion
Achetez à l'avance, vous savez...
Hôtels
Il est indispensable de réserver plusieurs mois avant le salon. Les hôtels les moins chers à proximité des foires se vendent généralement jusqu'à un an avant la foire. Si vous voulez payer un prix raisonnable pour une belle chambre d'hôtel et surtout proche de la foire, tenez-en compte. ..
Transport de votre produit
Assurez-vous que le matériel arrive au salon à temps. S'il y a un incident dans le transport, il se peut que vous n'ayez rien à exposer. Il est également très important que vous contrôliez l'arrivée du matériel à la foire. Si vous devez passer par la douane, le problème devient encore plus compliqué et vous devez engager un agent des douanes pour vous aider à le gérer. Si vous déménagez au sein de l'UE, vous n'aurez pas de problèmes. Vous pouvez l'envoyer avant la foire et payer pour qu'elle soit stockée dans les entrepôts de la foire, c'est plus cher, mais c'est le plus sûr. Soyez prudent, si vous allez apporter votre produit au stand du constructeur. Pensez que l'emballage doit être très résistant et que le menuisier ne sera pas responsable si vos produits sont endommagés. Le déchargement au salon se fait souvent contre la montre et décharger un mur en panneaux de particules d'un camion n'est pas la même chose que décharger un microscope électronique...
calendrier de téléchargement
Il est très important que vous vous assuriez que le chariot élévateur (taureau) soit réservé au déchargement de votre camion et que vous ayez un horaire défini si le salon l'exige. Dans les cas où la foire n'a pas d'heures d'accès, vous devez vous assurer que votre constructeur sera en ligne dès le matin à l'accès ou au poste de contrôle de la foire en attendant l'autorisation d'accès.
Prestations de service
Soyez très prudent avec les délais
Soyez prudent avec certains services, les foires dans certains pays sont très pointilleuses et peuvent vous obliger à apporter des modifications à votre stand, il est important que cela se produise avant le début de la production. Portez une attention particulière au gréement et aux structures complexes telles que les mezzanines. Les foires de certains pays comme l'Allemagne ont une procédure qui prend beaucoup de temps pour donner le feu vert. Les structures métalliques ne peuvent pas être modifiées au salon, il est donc très important que vous ayez l'approbation du salon au moins 1 mois avant le montage. Pour cela, vous devez entamer les démarches auprès du salon au moins 5 mois avant.
N'oubliez pas de payer les services
Si les services tels que l'eau et l'électricité ne sont pas payés avant le début de la foire, vous n'aurez pas d'électricité à votre stand. Dans certaines foires, la même chose se produit avec le gréement et d'autres services. Assurez-vous que tout est payé avant la date de début.
Vérifiez que les services sont installés
Demandez à votre constructeur de vérifier que tous les services et équipements sont en place lorsque vous arrivez dans votre espace le premier jour du montage. Demandez des photos et mesures si possible pour les mettre en contraste avec les plans que vous avez envoyés au salon (notamment eau et électricité).
Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les services contractuels dans ce poste..
Construction
Assurez-vous que l'assembleur démarre à l'heure.
Assurez-vous que votre stand démarre le premier jour de montage : ne restez pas en bout de ligne ! Demandez des photos lors du montage si vous n'allez pas visiter le stand le premier jour. Une journée sans travail au salon peut signifier une diminution du travail et de la finition pour le 25% !
Nombre de personnes qui prennent position
Demandez combien de personnes seront dédiées exclusivement à votre stand. Je vous assure qu'il n'y a rien de plus triste que de voir comment la fin du temps de montage approche et toute l'équipe repart pour un autre stand, sans avoir terminé le vôtre comme vous l'espériez. Appelez vos clients ! et demandez-leur comment ils se sont comportés dans d'autres productions... n'hésitez pas, vous vous souviendrez de ce que vous avez lu.
Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les personnes nécessaires pour monter un stand dans ce poste..
Prestations de service
Essayez d'utiliser le moins de peinture possible.
La peinture est le gros problème pendant la foire. Le temps de séchage nécessaire (au moins 6 heures) si vous avez besoin de coller des graphismes sur le dessus... conditionne le travail sur l'ensemble du support. Que pouvez-vous faire pour l'éviter ? Certaines solutions peuvent être : réaliser les murs en mélaminé, utiliser du textile imprimé agrafé aux murs au lieu de graphismes autocollants, et enfin louer un stand modulable
Vérifiez sur place si les dimensions des graphiques sont correctes (le premier jour de montage)
Normalement les graphismes des stands sont vérifiés en atelier à partir des plans, mais il arrive souvent que les choses in situ ne soient pas comme sur les plans. C'est pourquoi il est important que, dans les premiers jours de montage, vous vérifiiez que les graphiques correspondent à la taille des murs et des espaces où ils vont être placés. Cela vous évitera d'avoir à trouver quelqu'un pour les imprimer le dernier jour du montage. Gardez à l'esprit que si votre fournisseur est étranger, il n'aura pas beaucoup de capacité de réaction. (C'est là que travailler avec des fournisseurs locaux est justifié.)
Ne négligez pas le démontage !
Vous devez savoir que les démontages sont très différents des montages. Alors que dans ce dernier il y a un travail méticuleux dans la menuiserie et l'entretien des autres stands, dans le démontage il y a une sorte de chaos contrôlé. pour cette raison, vous devez vous assurer que votre produit n'est pas encore sur le stand lors de son démontage. Pensez à comment vous allez l'emballer et qui va l'emballer, car il doit voyager en toute sécurité dès son arrivée à la foire.
Liste de contrôle pour l'organisation de salons internationaux.
Il est très important de faire des listes et de planifier des appels ou des réunions pour revoir avec votre fournisseur ce qui manque. Ce n'est qu'alors que vous saurez si les choses sont sur la bonne voie. Voici une liste de contrôle possible pour contrôler votre participation au prochain salon. :
Jours avant la foire :
1- Location d'espace
2- Paiement de l'espace
3- Réservation d'hôtel et de vol si nécessaire
4- Envoi de matériel graphique au salon pour le catalogue des exposants
5- Location de votre stand
6- Acompte à votre prestataire
7- Envoi des plans à l'organisateur pour approbation du stand
8- Vérifier si des calculs statiques (Rigging-tilts) sont nécessaires et que le fournisseur les a envoyés au salon si possible 3 mois avant le salon.
9- Donnez à votre fournisseur les codes d'accès à la plateforme de services afin que vous puissiez placer les services nécessaires dans le panier.
10- Location de services : paiement des services qui ont été enregistrés dans le panier. Si cela ne se fait pas via la plateforme, faites-le par virement bancaire une fois le budget de la foire reçu.
11- Envoi des plans de situation des prestations à l'organisateur et calcul statique le cas échéant.
12- Envoi du dossier de prévention et de risque incendie, le cas échéant.
13- Récépissé d'homologation de montage et structures s'il y a lieu.
14- Paiement des frais de montage, le cas échéant
15- Préparation du graphe pour le montage : vérification des mesures
16- Remise du graphe au fournisseur
17- Livraison du Pantone/Ral au fournisseur pour la mise en couleur de votre stand
18- Emballage spécial de vos produits pour le transport
19- Préparation de brochures, cartes et matériel promotionnel pour votre entreprise.
Lors du montage du stand :
20- Envoi de transport avec du matériel promotionnel à la foire
21- Vérification que le fournisseur dispose des bons de montage
22- Vérification auprès de votre fournisseur de tous les meubles, prises électriques et détails de votre stand avant montage
23- Vérification du démarrage du stand le 1er jour de montage du salon.
24- Vérification de l'arrivée du matériel à la foire
25- Vérification de l'existence de tous les services contractés.
26- Commande de photos du 1er jour de montage si vous n'étiez pas au salon.
27- Commande de photos du 2ème jour de montage si vous n'étiez pas au salon.
28- Demande de photo du 3ème jour de montage si vous n'étiez pas au salon.
29- Demande de photo du 4ème jour de montage si vous n'étiez pas au salon.
30- Vérification du contrôle technique ok au salon, le cas échéant.
31- Avis d'arrivée au fournisseur pour coordonner la livraison du stand.
32- Visite de l'ensemble du stand en effectuant les éventuelles retouches de peinture nécessaires et en résolvant les erreurs graphiques.
33- Enlèvement de tapis de plastique et installation de tous les meubles
34- Nettoyage du stand pour la livraison
35- Vérification du nettoyage du stand pendant la nuit en cas de contractualisation avec un salon
36- Erreurs et manquements photographiques soumis à paiement
37- Signature de conformité au fournisseur.
Lors du démontage :
38-Emballez correctement votre produit à la fin de la foire.39-Vérifiez l'heure et engagez un taureau pour charger vos produits sur un camion.40-Récupérez votre produit à la foire par la société de transport.
Ne manquez pas le prochain chapitre de cette aventure passionnante !
J'espère que ces informations vous ont été utiles. Dans le prochain post je parlerai d'une question fondamentale lors de la location de votre espace au salon : Quel type de stand correspond à vos besoins ? Comment choisir son espace au salon ?
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