Services équitables : tout ce que vous devez savoir
Louer un stand clé en main ne signifie pas que vous n'avez pas à vous soucier des prestations du salon. Certains fournisseurs vous aideront dans la passation des marchés, mais en général ce sera vous qui devrez les payer et les commander. C'est pourquoi il doit y avoir beaucoup de communication entre vous et votre fournisseur, car les services sont commandés en fonction de plans et de dates qui sont initialement hors de votre contrôle. Normalement, les budgets pour la construction de stands détaillent généralement "les services d'exposition ne sont pas inclus" il vous sera donc difficile de vous en débarrasser.
Cela étant dit, voici un résumé des services que vous embaucherez généralement lors du salon :
frais de participation
Les frais de participation correspondent au montant que vous payez pour l'espace au salon. Cela varie selon le type d'espace que vous louez. Ce sont les tarifs pour 2023 au salon Interlift qui s'est tenu en Allemagne. chaque salon a son propre tarif mais ils sont généralement similaires dans toute l'Europe.
Combien ça coûte?
Ici vous pouvez voir quelques taux pour l'année 2023 en Allemagne. En fonction de l'inflation, les prix peuvent varier considérablement, donc si vous lisez cet article les années suivantes... vérifiez les nouveaux tarifs.
frais de montage
Dans certains pays, comme l'Espagne, une redevance doit être payée pour les droits d'installation. Cette redevance est incluse dans le prix des stands proposés par le salon. Le prix des frais de montage varie selon le champ de foire. Le prix fluctue entre 7,00 € et 9,00 € x m2. (2023)
Cette redevance doit être payée avant le début de la foire, dans certaines foires elle est payée directement sur la plateforme de l'exposant et dans d'autres la foire envoie le budget avec d'autres frais ;
connexion électrique
Normalement, une puissance de base est offerte avec le contrat de l'espace. Dans le cas où vous n'avez pas besoin d'une grosse consommation, il faut vérifier auprès de votre fournisseur si vous avez besoin de plus, qui sera très probablement de quelques KW selon votre espace. Par exemple, pour un stand de 40m2, IFEMA Madrid comprend généralement environ 3kw ce qui ne permet que quelques lumières et un frigo. Il y a beaucoup de variation dans ce prix selon la foire, vous devriez donc toujours vérifier les tarifs officiels.
Combien ça coûte?
Les tarifs varient selon chaque foire, mais voici quelques tarifs pour vous donner une idée du coût.
Ok, mais comment calculer le rush dont j'ai besoin ?
Pour calculer la puissance électrique nécessaire à votre stand, vous devez prendre en compte les éléments suivants :
- Consommation électrique des éclairages de stand
- Consommation électrique des machines exposées, le cas échéant.
- Consommation électrique des différents appareils qui seront sur le stand (réfrigérateurs, TV, etc.).
Pour vous donner une idée, je vous laisse avec un exemple qui, je pense, vous éclairera sur la situation.
Dans cet exemple de stand d'exposition, les 3 classes d'énergie électrique citées ci-dessus sont données. Je vais vous expliquer chacun d'eux ci-dessous.
Selon le tableau suivant, deux panneaux électriques (1 et 2) ont été définis dans cette cabine pour recevoir l'alimentation des appareils suivants :
| dispositif d'éclairage | watt/unité | unités | watts/plein |
|---|---|---|---|
| projecteurs à led | 150w | 16 | 2 400 W |
| projecteurs de piste | 50w | 6 | 300w |
| Bandes LED | 20w/m | 8 | 160w |
| Four à micro-ondes | 1500w | 1 | 1500w |
| friteuse | 3 000 W | 1 | 3 000 W |
| réchaufeur d'aliments | 1500w | 1 | 1500w |
| Réfrigérateur | 150w | 1 | 150w |
| Nespresso | 1 300 W | 1 | 1 300 W |
Le total des accessoires et luminaires est de : 10 310 KW. Normalement il faut laisser au moins 3kw de puissance au cas où, pour un total de 13kw. La puissance la plus proche offerte par la foire est de 19kw, c'est donc la box qui a été contractée; d'autre part, il y a la puissance pour le produit du client. On parle de 5 machines à café de 1800 watts chacune, ce qui nécessite une box d'au moins 11kw. Par conséquent, dans ce stand, il y aura deux panneaux électriques, un de 19kw et un autre de 11kw. Lorsque nous contractons le panneau électrique sur la plateforme en ligne du salon, ils nous demandent d'indiquer l'endroit où l'énergie électrique doit arriver. Nous le faisons en envoyant un plan comme celui que nous attachons, ici nous en profitons également pour indiquer l'emplacement de l'air comprimé, de l'eau ou de tout autre service nécessitant un placement sur le stand.
Il faut tenir compte du fait que la puissance du panneau électrique, puisqu'il y a un réfrigérateur et des produits qui doivent être conservés au froid jusqu'à la fin de la foire, doit être de 24 heures (sinon il n'est pas nécessaire de demander une nuitée et il serait également moins cher). .Les pointillés sur le plan correspondent aux gaines techniques. Les conduites d'électricité, d'eau et d'air du pavillon passent par ici. A l'arrivée sur le stand, le tuyau ou le câble de service doit être retiré du conduit correspondant, s'il n'a pas été omis. Il s'agit d'un raccordement eau et électricité :
Les structures suspendues peuvent être alimentées en électricité depuis le toit du pavillon. Bien qu'il soit possible de faire passer un câble depuis l'entrepôt du stand (et c'est ce qui se fait dans la plupart des cas), certaines entreprises préfèrent payer un supplément pour une installation plus propre sans câbles pendants.
Approvisionnement en eau
Le raccordement à l'eau comprend le drainage et est installé à partir des tuyaux de service indiqués à cet effet. Tous les tuyaux de service n'ont généralement pas de conduites d'eau, il est donc important de se demander lequel les transporte.Lors de la contraction de l'eau, il est également important de contracter la connexion. Ceci est fait par le salon et se fait généralement lorsque l'évier ou l'appareil nécessitant de l'eau est déjà installé dans la cabine.
Il est important de vérifier le type de connexion proposé par le salon afin d'adapter nos appareils en cas d'utilisation d'une connexion différente. Normalement, le raccord 1/2 pouce est utilisé pour l'alimentation en eau et 2”/40 mm pour l'évacuation. (veuillez toujours le vérifier)
Normalement, le salon installe un tuyau depuis le raccordement dans la boîte de service jusqu'à l'endroit que le client a désigné pour le raccordement à l'installation de son stand. Un robinet d'arrêt est toujours installé à l'extrémité du tuyau ;
Le client est responsable du réseau d'alimentation en eau depuis le point de raccordement jusqu'à l'installation permanente du parc des expositions. Sauf si l'Organisateur a commandé sa propre alimentation en eau pour le stand. Si une alimentation en eau potable ou en égout est requise dans un endroit où ladite alimentation n'est pas disponible, vous devez consulter le Service technique par l'intermédiaire du responsable de l'événement pour installer temporairement de l'eau potable à cet endroit à ce moment-là.
Les conduites d'eau et d'évacuation du hall d'exposition doivent être raccordées avec des tubes 1/2 pouce pour le premier et 40 mm pour le second.
Les voies les plus rapides doivent être utilisées pour faire passer les conduites d'eau et d'évacuation des parois latérales ou arrière des stands à travers les sols des halls d'exposition.
Dans les espaces d'exposition extérieurs, des visites souterraines/souterraines peuvent être proposées. A l'intérieur des tribunes, les lignes courront le long des murs de la tribune et au-dessus du sol.
Combien ça coûte?
Les tarifs varient selon chaque foire, mais voici quelques tarifs pour vous donner une idée du coût.
L'air comprimé
De la même manière que pour l'installation d'eau, l'air comprimé passe par les canalisations de service (il est important de se demander quelles canalisations ont de l'air comprimé car toutes n'en ont pas) la pression maximale est généralement d'environ 8 bars (si vous voulez moins de pression là-bas est d'utiliser un réducteur de pression). Concernant les raccordements, on utilise généralement : ½" pour des débits jusqu'à 1500L/minute. Pour les débits plus élevés, ¾" est utilisé (il est important d'indiquer le débit lors de la souscription du raccordement).
Combien ça coûte?
Les tarifs varient selon chaque foire, mais voici quelques tarifs pour vous donner une idée du coût.
Nettoyage
La propreté des stands est importante pour l'image de votre entreprise. Normalement, le salon propose un service de nettoyage qui peut comprendre plusieurs catégories, vous devez sélectionner avec soin le type de nettoyage que vous engagez pour éviter les surprises.
Quelques éléments à garder à l'esprit :
Nettoyage préliminaire :
- Un nettoyage préliminaire est effectué une fois la cabine terminée et pendant la période de montage. Dans cette phase, le plastique de protection est généralement retiré du sol ou des tapis et un nettoyage en profondeur de toutes les surfaces est effectué. Ce nettoyage peut être effectué par le salon ou par un prestataire extérieur ;
- Il est nécessaire de notifier lorsque le stand est complètement terminé, car seul un mouvement d'escalier dans le stand le rend à nouveau sale, car les halls de la foire sont très sales.
- Même si vous avez engagé un nettoyage quotidien le premier jour du salon, il n'est généralement pas nettoyé, il est donc important de vous assurer par des photos ou en personne que le stand est parfaitement propre une fois la période de montage terminée.
- Les salissures autour de votre stand peuvent rentrer dedans, je vous conseille donc de dépoussiérer au maximum le pourtour avant de le nettoyer.
- N'oubliez pas d'indiquer s'il y a des fenêtres ou des surfaces dans votre stand qui nécessitent un nettoyage plus intensif, car si vous avez contracté un nettoyage de base, celui-ci n'est généralement pas inclus.
Ménage quotidien :
- Normalement, plus d'un nettoyage quotidien est effectué, le premier étant avant le début de la foire (généralement effectué à l'aube) et un autre pour l'entretien pendant la foire (généralement effectué entre 12h et 18h).
Combien ça coûte?
Selon votre stand, différents types de services de nettoyage sont proposés à des tarifs différents. Ces prix sont approximatifs et basés sur une seule foire. Bien que les prix soient généralement similaires d'une foire à l'autre, il peut également y avoir de grandes variations dans des cas spécifiques. Par conséquent, je vous recommande de vérifier auprès de la foire avant de faire des chiffres.
Déchets
Pendant des années, il n'est pas permis de laisser des déchets dans les foires. Tout ce qui n'est pas utilisé sur le stand doit être rechargé sur le camion pour être retiré du parc des expositions. Cela inclut les palettes, les cartons ou tout type de déchets. Si vous choisissez de faire appel à un service de collecte des déchets, voici quelques prix Fira Barcelona pour 2023
Gréement
Le gréement est un point critique dans le montage d'un stand. Normalement, les entreprises de construction n'incluent pas le coût du gréement dans leur budget, mais leur direction le fait. Ceci est fondamental car cela implique de nombreux aspects techniques qui sont articulés avec l'assemblage. Pour cette raison, assurez-vous que votre fournisseur vous aidera tout au long du processus de recrutement.
Quelques éléments à garder à l'esprit :
Le gréement est probablement l'un des services les plus complexes du salon en termes de planification, de sous-traitance et d'exécution. Il nécessite de suivre un calendrier strict, car il implique de nombreux autres points dans l'assemblage. Dans de nombreux cas, il nécessite l'intervention des ingénieurs du salon pour effectuer des calculs statiques et des vérifications techniques in situ.
Il est très important de garder à l'esprit que le projet de gréement réalisé par votre constructeur influencera le coût final, en fonction de facteurs tels que :
- Nombre de points d'ancrage requis
- Localisation de ces points par rapport aux poutres structurelles du parc des expositions
- Poids de la structure à supporter (matériaux avec lesquels elle est fabriquée)
- Type de poulies nécessaires pour soulever la structure (manuelles ou motorisées).
En règle générale, l'émission vous demande de fournir le jour et l'heure auxquels les points d'accrochage doivent être en place et l'heure à laquelle les chaînes doivent être retirées pour les palans manuels ou la levée finale pour les palans motorisés.
Comment sont calculés les points d'ancrage requis ?
Les points d'ancrage sont calculés en fonction d'une réglementation équitable et du poids de sa structure. Le règlement du salon indique les charges autorisées et cela a une grande influence sur la conception de votre stand. Selon le pavillon ou le règlement du salon, possibilité ou non de supporter des structures lourdes avec un nombre de points logique. Cette valeur va de l'impossibilité de suspendre quoi que ce soit dans certaines zones (comme les halls de foire dans de nombreux cas) à des structures suspendues avec une restriction de 50kg à 300k par point.
Exemple de projet
Pour illustrer comment le rig est calculé je vous laisse un manuel très utile Fabriqué par Fira Barcelone. Cela n'inclut pas le règlement du salon, ni la situation particulière selon le pavillon ou l'emplacement du stand dans celui-ci. Pour cette raison, il faut penser que selon chaque salon la réglementation varie, ceci n'est qu'à titre indicatif.
Combien coûte le montage d'un stand ?
Le coût, comme je l'ai dit, varie beaucoup selon la foire et le pays. De nombreux champs de foire ont des fournisseurs mondiaux qui ont des prix similaires dans tous les champs de foire où ils fournissent le service, comme Fairnet ou Neumann & Müller entre autres. Le coût d'installation d'un stand comprend non seulement le coût des points d'ancrage, mais également le coût du service d'installation et de désinstallation. Cela varie beaucoup si les plates-formes sont manuelles ou motorisées. Il est important que vous preniez en compte la réglementation de chaque salon car votre structure peut ne pas répondre aux exigences d'installation de poulies manuelles et cela entraîne le prix de chacune d'être multiplié par 2. Je vous laisse un budget de gréement fait pour un stand en Leipzig (2022). Dans ce cas le treillis est inclus dans le gréement mais vous pouvez aussi demander à votre fournisseur de l'installer pour vous, les prix sont généralement très similaires.
| Montant | Description | Note | Seul prix | Prix total |
|---|---|---|---|---|
| 2 | câble en acier v1, 8mm, hauteur client, vertical | treillis de bord supérieur : 6,0 m | 174,00 € | 348,00 € |
| 2 | Palan à chaîne manuel 0,25 t / location période équitable | 2x palan à chaîne manuel | 84 € | 168 € |
| 1 | plateforme de travail SGT15, à temps partiel | service de sécurité des palans à chaîne | 119 € | 119 € |
| 4 | main d'oeuvre /h | 2h gréeur, 2h au sol | 57 € | 228 € |
| 1 | plateforme de travail SGT15, à temps partiel | service de démontage | 119 € | 119 € |
| 3 | main d'oeuvre /h | 1h gréeur, 2h au sol | 57 € | 171 € |
| 6 | Support de montage 4 cordes/m (Prolyte H30V) | treillis de 6m | 18 € | 108 € |
| 2 | équipement de gréement (location) élingue spanset 1,2 t | 2x steelflex 1m, 2t | 15 € | 30 € |
| 2 | matériel de gréement (location) manille, joint torique, câble en acier de 8 mm | 2x secouer 2t | 9,00 € | 18 € |
Total : 1 309,00 €
En règle générale, les structures complexes sont classées comme suit :
- Constructions de plus de 5 mètres de haut. Ils doivent avoir au minimum trois plans d'appui perpendiculaires entre eux sur toute leur hauteur. Les structures complexes sont celles dans lesquelles H>5m apparaît.
- Constructions de plus de 4 mètres de haut. Les structures de type totem, les murs mitoyens isolés, les enseignes 3D et toute autre structure sans au moins trois plans d'appui perpendiculaires sur toute sa hauteur sont considérés comme individuels.
Les structures complexes comprennent également des mezzanines (toujours) et des volumes suspendus complexes.
Si votre stand a une construction complexe, vous devez soumettre le projet et un calcul statique certifié par un ingénieur agréé pour approbation. Gardez à l'esprit que le calcul statique peut devoir être effectué dans la langue officielle, selon l'endroit où se tient le salon et les règles qui s'y appliquent (l'allemand, par exemple, à Munich).
Normalement, ils sont nécessaires :
- Une explication et une justification de la conformité aux exigences actuelles..
- Analyse structurelle de la stabilité et de la résistance qui prend en compte :
– Utiliser la catégorie C pour la surcharge selon le tableau 3.1 CTE DB SE.
– Jusqu'à une hauteur de 4 mètres, des vents internes de 0,125 kN/m2 seront pris en compte.
4m de haut, avec une vitesse de vent de 0,063
- Une explication des charges qui sont transmises à la chaussée sous chaque support.
- Dessins avec élévation et dimensions en plan, ainsi que des informations sur les garde-corps et les escaliers.
- Plan d'évacuation et de détection incendie pour les bâtiments de plus de 100 m2.
- L'évaluation des risques et les mesures préventives doivent être prises en compte lors du montage et du démontage.
Puisque le salon envoie le calcul à un autre ingénieur qui doit l'autoriser dans l'ordre professionnel de sa région, il est crucial de le livrer des mois à l'avance.
Au final, si tout est satisfaisant, ils vous envoient le permis. Mais gardez à l'esprit que l'ensemble de la procédure a des frais élevés, qui sont souvent calculés en fonction du nombre d'heures que l'ingénieur a consacrées à votre projet. De plus, des frais doivent être payés pour l'inspection sur place. Le prix d'une mezzanine en Allemagne est le suivant :
arroseurs
Les gicleurs sont le système de lutte contre l'incendie qui pulvérise de l'eau sur le parc des expositions en cas d'urgence. Les plafonds des stands des pavillons équipés de sprinklers doivent être normalement ouverts de n pourcentage afin que la protection des sprinklers ne soit pas compromise. Dans la plupart des foires, lorsque moins de 50% de la surface couverte par mètre carré est couvert, les toits doivent être considérés comme ouverts. Les plafonds compatibles avec les gicleurs doivent avoir une taille de maille d'au moins 2 x 4 mm ou 3 x 3 mm (sans évent). Les bannières ne doivent être accrochées qu'en une seule couche et horizontalement. Il n'est pas acceptable que les bannières s'affaissent. Un espace contigu au toit jusqu'à 30 m2 peut être couvert pour un stand sans nécessiter de mesures supplémentaires, tant qu'il n'excède pas 50% de la taille du stand.
Pour les toits fermés de plus de 30 m2, un permis est nécessaire (cela dépend de la foire)
Dans la plupart des cas, les plans doivent être soumis pour approbation au Service Technique Projets Salons au moins six semaines avant le début du montage.
Les entreprises agréées par les organisateurs doivent réaliser les installations compensatoires nécessaires (poteau incendie mural, système d'alarme incendie, alerte visuelle/acoustique, système de désenfumage automatisé, système de gicleurs), et cette prestation a un coût associé.
structures complexes
En règle générale, les structures complexes sont classées comme suit :
- Constructions de plus de 5 mètres de haut. Ils doivent avoir au minimum trois plans d'appui perpendiculaires entre eux sur toute leur hauteur. Les structures complexes sont celles dans lesquelles H>5m apparaît.
- Constructions de plus de 4 mètres de haut. Sont considérées comme individuelles les structures en forme de totem, les murs mitoyens isolés, les structures corporelles et toute autre structure sans au moins trois plans d'appui perpendiculaires sur toute sa hauteur.
Les structures complexes peuvent également comprendre des mezzanines (toujours) et des volumes suspendus complexes.
Si votre stand a une construction complexe, vous devez présenter le projet et un calcul statique certifié par un ingénieur agréé pour approbation. Gardez à l'esprit que le calcul statique peut devoir être effectué dans la langue officielle, selon l'endroit où se tient le salon et les règles qui s'y appliquent (l'allemand, par exemple, à Munich).
Normalement, ils sont nécessaires :
- Une explication et une justification de la conformité aux exigences actuelles..
- Analyse structurelle de la stabilité et de la résistance qui prend en compte :
– Utiliser la catégorie C pour la surcharge selon le tableau 3.1 CTE DB SE.
– Jusqu'à une hauteur de 4 mètres, des vents intérieurs de 0,125 kN/m2 sont généralement pris en compte.
4m de haut, avec une vitesse de vent de 0,063
- Une explication des charges qui sont transmises à la chaussée sous chaque support.
- Dessins avec élévation et dimensions en plan, ainsi que des informations sur les garde-corps et les escaliers.
- Plan d'évacuation et de détection incendie pour les bâtiments de plus de 100 m2.
- L'évaluation des risques et les mesures préventives doivent être prises en compte lors du montage et du démontage.
Puisque le salon envoie le calcul à un autre ingénieur qui doit l'autoriser dans l'ordre professionnel de sa région, il est crucial de le livrer des mois à l'avance.
Au final, si tout est satisfaisant, ils vous envoient le permis. Mais gardez à l'esprit que l'ensemble de la procédure a des frais élevés, qui sont souvent calculés en fonction du nombre d'heures que l'ingénieur a consacrées à votre projet. De plus, il y a des frais à payer pour l'inspection sur place;
Combien coûte l'inspection de structures complexes?
Vous pouvez voir ici certains des tarifs de Messe Frankfurt en 2022 pour l'inspection de structures complexes.
Logistique
Du déchargement du camion qui transporte le matériel de stand à la livraison de votre produit sur le salon : les services logistiques sont un service fondamental pour votre participation au salon.
Quelques éléments à garder à l'esprit :
Généralement, ce service est fourni par des prestataires mondiaux qui ont généralement un tarif uniforme dans toute l'Europe, même si ne vous y fiez pas, il existe des foires qui facturent des tarifs abusifs pour le chargement et le déchargement (vous devez regarder attentivement ce coût si votre fournisseur n'a pas inclus de manière claire dans le budget de votre contrat).
Service de chariot élévateur et grue de déchargement :
Ce service doit être réservé à l'avance, en indiquant l'heure et le temps requis. Vous devez spécifier le type de chariot élévateur dont vous avez besoin (tonnes de fret, hauteur des palettes, etc.) Vous devez également spécifier si vous le souhaitez avec ou sans chauffeur. Il faut tenir compte du fait qu'en cas de demande sans chauffeur, la personne qui la prend doit avoir la carte correspondante;
Plates-formes de travail :
Certains travaux à l'intérieur du stand nécessitent l'utilisation de grues ou de plateformes de type Gennie. Normalement, aucune licence ou certificat n'est requis pour les utiliser sans conducteur, bien que dans certains cas, cela soit nécessaire. Vérifiez auprès du fournisseur.
stockage à la foire
Le stockage en box est souvent nécessaire pour que vos produits puissent être reconditionnés une fois le salon terminé. Il y a généralement une valeur minimale de mètres cubes (généralement 2cbm), ce service peut être demandé avant ou pendant le montage. Le prix est généralement au mètre cube pour toute la durée de la foire.
J'ai mentionné les services les plus importants et fondamentaux pour votre participation au salon. Il existe d'autres services optionnels du salon qui ne sont pas détaillés dans ce post et que j'ajouterai dans le futur. Parmi eux, je peux citer les suivants :
- Hôtesses (personnel événementiel)
- Air conditionné
- prestations florales
- Restauration
- l'Internet
- Sécurité
- récupération menée
Si vous pensez que j'ai laissé quelque chose d'important et qui peut ajouter de la qualité à ce post, n'hésitez pas à le laisser dans les commentaires.
Ne manquez pas le prochain chapitre de cette aventure passionnante !
J'espère que vous avez trouvé cet article sur les services de stand d'exposition utile.
Je vous recommande de lire l'article suivant : les connaissances qu'il contient peuvent vous éviter bien des ennuis lors d'un salon professionnel.
Je vais vous parler de : Comment éviter le pire des cas
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