Comment éviter le pire des scénarios lors du montage d'un stand
Lorsque vous décidez de participer à un salon, vous décidez d'exposer votre entreprise et votre produit aux yeux de votre secteur et de vos consommateurs. N'oubliez pas que la première chose que verront les visiteurs du salon sera votre stand. Pour cette raison, vous devez prendre de nombreuses précautions pour assurer une bonne finition. Dans le même temps, vous devez également vous assurer que votre produit est présenté dans des conditions optimales et qu'il est transporté d'un endroit à un autre de manière efficace et sûre. Passons en revue les risques les plus courants et ce que vous pouvez faire pour les prévenir.
Pire scénario 1 :
Votre constructeur ne termine pas le stand à temps et le spectacle commence avec le stand inachevé.
Que pouvez-vous faire pour l'éviter ?
- 1 Exigez que le budget qui vous a été attribué soit assorti d'une pénalité pour exécution tardive.
- 2 Assurez-vous dans le contrat que votre constructeur arrivera au salon le premier jour du montage (parfois ils viennent d'autres salons et commencent plus tard).
- 3 Suivez l'assemblage ! Ne le négligez pas et demandez des photos tous les jours pour voir l'évolution.
- 4 Ne choisissez pas le devis le moins cher !
Pire scénario 2 :
Vous avez envoyé un produit dans le camion de votre fournisseur et il est arrivé endommagé.
Que pouvez-vous faire pour l'éviter ?
1- Tout d'abord : envoyer votre produit avec le bois du stand n'est pas une très bonne idée. Le chargement et le déchargement sur la foire sont assez brusques et sont souvent effectués par des entreprises extérieures car le monteur ne peut pas le faire lui-même. Si vous pouvez l'éviter, faites une expédition par vous-même.
2- Assurance location : les sociétés de transport proposent une assurance garantissant le paiement en cas de casse ou de perte de votre marchandise. Voici un exemple :
https://www.seur.com/es/empresas/servicios-disponibles/servicios-complementarios/
3- Si cela s'est déjà produit et que vous n'avez pas pu l'éviter, mon conseil est le suivant : détaillez les dégâts sur le bon de livraison, et conservez-en une copie. Ensuite, vous devez réclamer la société de transport jusqu'à 7 jours après réception (vérifiez les délais de réclamation pour chaque société). Si vous ne parvenez pas à un accord, vous devez recourir à la commission d'arbitrage des transports de votre pays.
4- Détaillez le plus possible le matériel que vous envoyez afin que votre constructeur puisse l'ajouter au connaissement de votre compagnie de transport.
5- Emballez très, très bien les produits… tant à l'aller qu'au retour de la foire. Ne faites pas confiance à des tiers pour télécharger et télécharger le matériel.
Pire scénario 3 :
Produit volé au support lors du montage ou du démontage
Que pouvez-vous faire pour l'éviter ?
Cela se produit généralement lorsque le matériel est laissé sans surveillance dans les halls de la foire. Vous arriverez sur le stand le dernier jour, mais vos brochures ou machines pourront arriver plus tôt, si elles n'ont pas été transportées par le constructeur.
- 1- La solution est : payer le stockage au salon pour garder votre produit en sécurité jusqu'au dernier jour du salon ou jusqu'à ce que vous ayez besoin de l'installer
- 2 - Au cas où vous auriez besoin de le laisser sans surveillance la nuit, vous pouvez engager une sécurité au salon (un agent de sécurité qui sera avec votre produit la nuit, ou pendant la journée si vous en avez besoin).
Pire scénario 4 :
Votre constructeur refuse de démonter votre stand suite à un désaccord
Que pouvez-vous faire pour l'éviter ?
Il est très important de vérifier que le contrat avec votre constructeur ne prévoit pas cette possibilité. En cas de désaccord économique (vous refusez de payer le montant restant à la fin du salon car il y a eu des erreurs) Il faut savoir qu'il y a toujours la possibilité que dans une situation extrême le constructeur décide de ne pas démonter et que le problème soit que la foire sera condamnée à une amende pour chaque jour supplémentaire que le stand reste à la foire.
Pire scénario 5 :
Le salon n'autorise pas l'accès à votre stand/deuxième étage/structure en raison du non-respect de la réglementation
Que pouvez-vous faire pour l'éviter ?
C'est l'un des pires scénarios ! Heureusement, vous avez ce guide qui vous aidera à prendre les précautions nécessaires en matière de services équitables.
Cela étant dit, pour éviter que cela ne se produise, vous devez surveiller de près le processus d'embauche et vous occuper de toutes les approbations nécessaires aux salons professionnels.
Certains de ces points que vous devez garder à l'esprit sont :
- Respecter la hauteur des bâtiments
- Respecter la marge de recul établie par la foire par rapport aux stands adjacents en utilisant des éléments dépassant la hauteur maximale autorisée.
- Envoyer le projet à temps à l'organisation du salon pour obtenir le visa d'agrément, il est indispensable d'avoir ce visa ;
- Envoyer les calculs statiques de la structure en cas de structure complexe (Ceci est déterminé par le salon).
- Soumettez tous les formulaires remplis sur les risques et la prévention des incendies avant la date limite.
- Soumettre un plan de sécurité si nécessaire
entre autres… Vous pouvez consulter le post suivant pour plus d'informations.
Pire scénario 6 :
Un travailleur de votre fournisseur a subi un accident sur le salon
Que pouvez-vous faire pour l'éviter ?
- 1- Malheureusement, c'est inévitable, tant que votre fournisseur respecte les règles de sécurité. Assurez-vous tout d'abord de ne pas utiliser d'échelles pour les travaux en hauteur, mais plutôt des échafaudages. Il est également important que les opérateurs portent un casque, des chaussures réglementaires et des gilets réfléchissants
- 2- Vous devez demander à votre fournisseur son assurance responsabilité civile avant le salon. Si elle ne l’a pas, il est possible que ce soit votre entreprise qui fasse l’objet du procès. L'assurance doit être valable pour la date du salon et couvrir aussi bien le périmètre national qu'international (européen).
Beaucoup, beaucoup plus de choses peuvent arriver, mais nous comprenons que le bon sens et les statistiques sont de votre côté. Je pense qu'en vérifiant ces étapes, vous êtes plus ou moins couvert.
Ne manquez pas le prochain chapitre de cette aventure passionnante !
J'espère que ce message vous sera utile. L'article suivant vous intéressera à coup sûr, puisqu'il parle de ce que vous allez dépenser lors de votre prochain salon. Si j'étais toi, j'y jetterais au moins un coup d'œil ;) : Combien coûte la participation à une foire ?
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