Fiere internazionali: garantire il successo
Niente panico, ma non devi nemmeno addormentarti: le fiere internazionali lo sono cose serie visto che normalmente devi portare il tuo prodotto, fare cataloghi speciali, trattare con fornitori e clienti stranieri e tutto questo... in un'altra lingua. Sei il re dell'inglese e viaggiare è la tua passione?... anche così, stai attento. Soprattutto su questi punti:
la logistica
Biglietti aereo
Acquista in anticipo, sai...
Alberghi
È indispensabile prenotare molti mesi prima della fiera. Gli hotel più economici vicino alle fiere di solito esauriscono fino a un anno prima della fiera. Se vuoi pagare un prezzo ragionevole per una bella camera d'albergo e, soprattutto, vicino alla fiera, mettilo in conto. ..
Trasporto del tuo prodotto
Assicurati che il materiale arrivi in fiera in tempo. Se c'è un incidente nel trasporto, potresti non avere nulla da esporre. Inoltre è molto importante controllare l'arrivo del materiale in fiera. Se devi passare la dogana, la questione diventa ancora più complicata e devi assumere un agente doganale che ti aiuti a gestirla. Se ti trasferisci all'interno dell'UE non avrai problemi. Puoi spedirlo prima della fiera e pagare per averlo stoccato nei magazzini della fiera, questo è più costoso, ma è il più sicuro. Fai attenzione, se hai intenzione di portare il tuo prodotto allo stand del costruttore. Pensa che l'imballaggio deve essere molto resistente e che il falegname non sarà responsabile se i tuoi prodotti sono danneggiati. Lo scarico in fiera avviene spesso contro il tempo e scaricare una parete in truciolare da un camion non è come scaricare un microscopio elettronico...
download del programma
È molto importante che tu ti assicuri che il carrello elevatore (toro) sia riservato allo scarico del tuo camion e che tu abbia un programma definito se la fiera lo richiede. Nei casi in cui la fiera non ha orari di accesso, devi assicurarti che il tuo costruttore si trovi in fila la mattina presto all'accesso o al posto di controllo della fiera in attesa dell'ok per l'accesso.
Servizi
Fai molta attenzione alle scadenze
Fai attenzione ad alcuni servizi, le fiere in alcuni paesi sono molto esigenti e potrebbero costringerti a fare modifiche al tuo stand, è importante che ciò avvenga prima che la produzione abbia inizio. Prestare particolare attenzione al rigging e alle strutture complesse come i soppalchi. Le fiere di alcuni paesi come la Germania hanno una procedura che richiede molto tempo per dare il via libera. Le strutture metalliche non possono essere modificate in fiera, quindi è molto importante avere il benestare della fiera almeno 1 mese prima del montaggio. Per questo, devi avviare le procedure con la fiera non meno di 5 mesi prima.
Non dimenticare di pagare i servizi
Se servizi come acqua ed elettricità non vengono pagati prima dell'inizio della fiera, non avrai elettricità al tuo stand. In alcune fiere succede la stessa cosa con il sartiame e altri servizi. Assicurati che tutto sia pagato prima della data di inizio.
Verificare che i servizi siano installati
Chiedi al tuo costruttore di verificare che tutti i servizi e le attrezzature siano a posto quando arrivi nel tuo spazio il primo giorno di montaggio. Richiedi foto e misure se possibile per contrastarle con le planimetrie che hai inviato in fiera (soprattutto acqua ed elettricità).
È possibile ottenere ulteriori informazioni sui servizi di contrattazione in questo post..
Costruzione
Assicurati che l'assemblatore inizi in tempo.
Assicurati che il tuo stand inizi il primo giorno di montaggio: non rimanere alla fine della fila! Richiedi foto durante il montaggio se non hai intenzione di visitare lo stand il primo giorno. Una giornata senza lavoro in fiera può significare una diminuzione della manodopera e della finitura per il 25%!
Numero di persone che prendono posizione
Chiedi quante persone saranno dedicate esclusivamente al tuo stand. Ti assicuro che non c'è niente di più triste di vedere come si avvicina la fine del tempo di montaggio e tutta la squadra parte per un altro stand, senza aver finito il tuo come ti aspettavi. Chiama i tuoi clienti! e chiedi loro come se la sono cavata in altre produzioni... non esitare, ricorderai quello che hai letto.
Puoi ottenere maggiori informazioni sulle persone necessarie per allestire uno stand in questo post..
Servizi
Cerca di usare meno vernice possibile.
La pittura è il grande problema durante la fiera. Il tempo di asciugatura richiesto (almeno 6 ore) se è necessario incollare la grafica sopra... condiziona il lavoro in tutto lo stand. Cosa puoi fare per evitarlo? Alcune soluzioni possono essere: realizzare le pareti in melaminico, utilizzare tessuti stampati aggraffati alle pareti al posto della grafica autoadesiva, e infine noleggiare uno stand modulare
Verifica i situ se le dimensioni della grafica sono corrette (il primo giorno di montaggio)
Normalmente la grafica per gli stand viene verificata in officina sulla base delle planimetrie, ma capita spesso che in situ le cose non siano come nelle planimetrie. Ecco perché è importante che nei primi giorni di montaggio controlli che le grafiche corrispondano alle dimensioni delle pareti e degli spazi in cui verranno posizionate. Questo ti eviterà di dover trovare qualcuno che li stampi l'ultimo giorno dell'assemblea. Tieni presente che se il tuo provider è straniero, non avrà molta capacità di reazione. (È qui che è giustificato lavorare con fornitori locali.)
Non trascurare lo smontaggio!
Dovresti sapere che gli smontaggi sono molto diversi dai supporti. Mentre in quest'ultimo c'è un meticoloso lavoro di falegnameria e cura degli altri stand, nello smontaggio c'è una sorta di caos controllato. per questo motivo devi assicurarti che il tuo prodotto non sia fermo sullo stand mentre è smontato. Pensa a come lo imballerai e a chi lo imballerà, visto che deve viaggiare sicuro come è arrivato in fiera.
Lista di controllo per l'organizzazione di fiere internazionali.
È molto importante creare elenchi e programmare chiamate o riunioni per rivedere con il proprio fornitore ciò che manca. Solo allora saprai se le cose sono sulla buona strada. Ecco una possibile checklist per controllare la tua partecipazione alla prossima fiera. :
Giorni prima della fiera:
1- Affitto dello spazio
2- Pagamento dello spazio
3- Prenotazione hotel e volo se necessario
4- Invio in fiera del materiale grafico per il catalogo degli espositori
5- Assumere il tuo stand
6- Pagamento anticipato al tuo provider
7- Invio delle planimetrie all'organizzatore per l'approvazione dello stand
8- Verificare se sono necessari calcoli statici (Rigging-tilts) e che il fornitore li abbia inviati alla fiera possibilmente 3 mesi prima della fiera.
9- Fornisci al tuo provider i codici di accesso alla piattaforma di servizi in modo da poter inserire i servizi necessari nel carrello.
10- Assunzione di servizi: pagamento dei servizi che sono stati salvati nel carrello. Se non lo fai tramite la piattaforma, fallo tramite bonifico bancario una volta ricevuto il budget per la fiera.
11- Invio all'organizzatore delle planimetrie dei servizi ed eventuale calcolo statico.
12- Invio dell'eventuale fascicolo di rischio e prevenzione incendi.
13- Ricevuta di omologazione dell'assieme e delle strutture se del caso.
14- Pagamento dell'eventuale quota di assemblea
15- Preparazione del grafico per il montaggio: verifica delle misure
16- Consegna del grafico al fornitore
17- Consegna del Pantone/Ral al fornitore per la verniciatura a colori del vostro stand
18- Imballaggi speciali dei vostri prodotti per il trasporto
19- Preparazione di brochure, cartoline e materiale promozionale per la tua azienda.
Durante il montaggio dello stand:
20- Invio trasporto con materiale promozionale in fiera
21- Verifica che il fornitore abbia pass di montaggio
22- Verifica con il tuo fornitore di tutti i mobili, prese elettriche e dettagli del tuo stand prima del montaggio
23- Verifica dell'inizio dello stand il 1° giorno di montaggio della fiera.
24- Controllo dell'arrivo del materiale in fiera
25- Verifica dell'esistenza di tutti i servizi appaltati.
26- Ordine delle foto del 1° giorno di assemblea se non eri in fiera.
27- Ordine delle foto del 2° giorno di assemblea se non eri in fiera.
28- Richiedi una foto del 3° giorno di assemblea se non eri in fiera.
29- Richiedi una foto del 4° giorno di assemblea se non eri in fiera.
30- Verifica dell'eventuale sopralluogo tecnico in fiera.
31- Avviso di arrivo al fornitore per coordinare la consegna dello stand.
32- Visita dell'intero stand effettuando gli eventuali ritocchi di verniciatura necessari e risolvendo errori grafici.
33- Rimozione della moquette in plastica e installazione di tutti i mobili
34- Pulizia dello stand per la consegna
35- Verifica della pulizia notturna dello stand in caso di appalto fieristico
36- Fotografare errori e guasti soggetti a pagamento
37- Firma di conformità al fornitore.
Durante lo smontaggio:
38-Imballa correttamente il tuo prodotto alla fine della fiera.39-Verifica l'orario e assumi un toro per caricare i tuoi prodotti su un camion.40-Ritira il tuo prodotto in fiera dall'azienda di trasporti.
Non perdere il prossimo capitolo di questa entusiasmante avventura!
Spero che queste informazioni ti siano state utili. Nel prossimo post parlerò di una questione fondamentale per l'affitto del tuo spazio in fiera: che tipo di stand si adatta alle tue esigenze? Come scegliere il tuo spazio in fiera?
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